第24回 日常生活で実践する業務改善　～来年の年賀状は“楽に”、“楽しく”準備しよう～

日常生活で使うメリットは何か？　仕事と生活における業務改善の違いを知る

日常生活で業務改善を実践することと、ビジネスで行うこととの違いを表で整理しました。

図表　仕事と生活における業務改善の違い

どうですか？ 仕事で行うよりも取り組みやすいと思いませんか？ やってみようと思いませんか？
日常での業務改善では、生活が少し“楽”になるだけで良いと思います。業務改善の面白さ、効果、勘所（コツ）を体感し、仕事（ビジネス）で使うための練習にしても良いでしょう。
まずは小さなことから始めて「トライ＆エラー」を繰り返してみてください。

（実践例）年賀状作成を“楽”にする

私は、日常生活のさまざまなシーンで“改善活動”を行っていますが、最近の小さな事例を紹介します。年末年始の年賀状に関することを“楽”にする、というものです。
お正月に、お世話になっている方や友人から届いた年賀状を眺める。お節料理をつまみ、アルコールを飲みながら、しばらく会っていない人たちの顔を思い浮かべながら、近況を知るのはお正月の楽しみの一つです。
しかし、年末の忙しい時期に年賀状の準備に追われて苦労している方も少なくないでしょう。私も、まさに、その一人です。
私が年賀状の準備を始めるとき、毎年最初にすることは、過去数年分の備忘録を読み返すことです。これは、年賀状を準備するときは、受け取ったあとに自分が考えたこと、反省したことなどを書き記したものです。
これらを読むと、年賀状作成の負担、労力を減らすことができます。書き損じハガキを減らすこともできます（まさにコスト削減！ ですね）。

まず、おととし（2017年の年賀状の準備を終えた後に）書いたものを紹介します。
記載日は「2016/12/25, Sun 16:51」とありました。

そして、今年（2018年）、1月8日に私が書いたものは以下のとおりです。

これを印刷したものを今年の年賀状の束に挟みました。そして、PCにファイルで残した後、今年の12月1日、15日、20日に自分宛てにリマインドメールが届くように設定しました。

備忘録は、未来の自分への申し送り

備忘録は、「未来の自分への申し送り」だと考えています。何か作業をする際に、“楽に”できますようにという気持ちを込めた「ギフト」です。

年賀状以外にも、折に触れて備忘録を残します。時間が経つと失敗や反省を忘れてしまうような、頻繁には行わないけれど大切なことについてです。例えば、家族旅行、長距離ドライブ、家族のイベント（子どもの入学式、卒業式）、趣味のこと……などなど。
年賀状以外で最近書いたものは、「クリスマス」「大掃除」「お年玉」の備忘録です。

人事・総務部門で、頻繁に行わないけれど、大切な業務を考えると、年に一度の年末調整や、採用活動、定期異動、賞与支給、オフィス移転などでしょうか。

義務感ではなく、改善、工夫を楽しむ

このような話をすると、「日常でも改善を行っているんですか。すごいですね！」「たいへんですね」と言ってくださる方がいます。でも、義務感でやっているわけではありません。もともと、面倒なことが嫌いで、怠け者だから少しでも楽をしたいのです。そのために、ちょっとした工夫をすることが好きで、その効果を感じると嬉しくなります。

皆さんも、生活の中で“楽”にしたいこと、解決したい問題などがいくつかあることでしょう。解決策は、備忘録の作成だけでなく、チェックリストや手順書の作成、専門サービスの利用、100円ショップでの便利グッズの購入など、いろいろあるはずです。

ぜひ、ちょっとした工夫など簡単な改善から始めてみてください。
生活が楽しく、楽ちんになるはずです！

（おまけ）
我が家のダイニングテーブル脇の壁に貼ってあるチェックリストです。4、5年前に小学生の息子たちに作ったものです。目的は、夕食前の妻のストレス（？）を解消したかったからです……。