第24回 日常生活で実践する業務改善 ~来年の年賀状は“楽に”、“楽しく”準備しよう~

当コラムでは繰り返し述べてきた業務改善ですが、これはビジネスのシーンだけでなく日常の生活においても大きな効果を発揮します。生活を「楽しく」「楽ちん」なものにしてくれるはずです。

日常生活で実践する業務改善 ~来年の年賀状は“楽に”、“楽しく”準備しよう~

新しい年を迎え、早いもので1カ月が経とうとしています。皆さまは、どのような年末年始を過ごされたことでしょうか。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。

当コラムでは、業務改善、働き方改革についてビジネスのシーンを想定して繰り返し述べてきました。しかし、その業務改善は、ビジネスだけでなく、日常生活でも効果を発揮します。
今回は、業務改善の考え方で「生活を“楽”にする」ヒントを説明します。

業務改善をテーマにコンサルティングや研修を行う際、私は最初に「業務改善は仕事を“楽”にします」と話します。

“楽”にします、の「楽」という文字には「楽ちんに」と「楽しい」という二つの意味がありますよ、と説明します。
「楽ちん」は仕事を手間なく簡単にするということ、そして、「楽しく」はストレスなく、気持ちよく、快適に、ということです。

このような業務改善の考え方、手法を生活に活かさない手はありません。

日常生活で使うメリットは何か? 仕事と生活における業務改善の違いを知る

日常生活で業務改善を実践することと、ビジネスで行うこととの違いを表で整理しました。

図表 仕事と生活における業務改善の違い

どうですか? 仕事で行うよりも取り組みやすいと思いませんか? やってみようと思いませんか?
日常での業務改善では、生活が少し“楽”になるだけで良いと思います。業務改善の面白さ、効果、勘所(コツ)を体感し、仕事(ビジネス)で使うための練習にしても良いでしょう。
まずは小さなことから始めて「トライ&エラー」を繰り返してみてください。

(実践例)年賀状作成を“楽”にする

私は、日常生活のさまざまなシーンで“改善活動”を行っていますが、最近の小さな事例を紹介します。年末年始の年賀状に関することを“楽”にする、というものです。
お正月に、お世話になっている方や友人から届いた年賀状を眺める。お節料理をつまみ、アルコールを飲みながら、しばらく会っていない人たちの顔を思い浮かべながら、近況を知るのはお正月の楽しみの一つです。
しかし、年末の忙しい時期に年賀状の準備に追われて苦労している方も少なくないでしょう。私も、まさに、その一人です。
私が年賀状の準備を始めるとき、毎年最初にすることは、過去数年分の備忘録を読み返すことです。これは、年賀状を準備するときは、受け取ったあとに自分が考えたこと、反省したことなどを書き記したものです。
これらを読むと、年賀状作成の負担、労力を減らすことができます。書き損じハガキを減らすこともできます(まさにコスト削減! ですね)。

まず、おととし(2017年の年賀状の準備を終えた後に)書いたものを紹介します。
記載日は「2016/12/25, Sun 16:51」とありました。

  • 2016年分の住所録(筆自慢)は、デスクトップPCで行っていた
    →新しいノートPCに筆自慢はインストールされていない→要対応
  • 今年(2016年、平成二十八年)に喪中ハガキを頂いた人の記録
    →**さん、**さん、****子さん、**さん、**、**君
  • **から名古屋へ転勤した連絡あり。住所更新を行う
  • ビジネス年賀状のために、相手の転勤、異動、昇進などによる肩書変更は早めに行う
  • 住所録一覧をA4で出力し、紙上でチェックしてから印刷すること

そして、今年(2018年)、1月8日に私が書いたものは以下のとおりです。

  • 仕事用の年賀状に「***」の記載が漏れていた。大失敗。
    ネット印刷の自由テキストの編集に戸惑った。余裕を持って発注すれば防げたこと!!
  • プライベートと仕事用の住所リストの一元管理を行うこと(ここ数年の課題。1月中に行う)
  • 個別メッセージを普通のボールペンでインクジェットハガキに書くと字が滑る感じで、きれいに書けない。
    細字マーカーを使ったら良かった。「UNI PROCKEY」(水性顔料マーカー)を使用
  • 子どもたちの年賀状は次回から全て自分たちでやらせる。デザイン作成、プリンター設定、印刷まで全て
  • 年賀状がプライベート、仕事用共にかなり余った
    →購入前に試算した数、年内に出した枚数、頂いてから出した枚数、印刷ミスを記しておく。足りないのは困るけれど余り過ぎもまずい

これを印刷したものを今年の年賀状の束に挟みました。そして、PCにファイルで残した後、今年の12月1日、15日、20日に自分宛てにリマインドメールが届くように設定しました。

備忘録は、未来の自分への申し送り

備忘録は、「未来の自分への申し送り」だと考えています。何か作業をする際に、“楽に”できますようにという気持ちを込めた「ギフト」です。

年賀状以外にも、折に触れて備忘録を残します。時間が経つと失敗や反省を忘れてしまうような、頻繁には行わないけれど大切なことについてです。例えば、家族旅行、長距離ドライブ、家族のイベント(子どもの入学式、卒業式)、趣味のこと……などなど。
年賀状以外で最近書いたものは、「クリスマス」「大掃除」「お年玉」の備忘録です。

人事・総務部門で、頻繁に行わないけれど、大切な業務を考えると、年に一度の年末調整や、採用活動、定期異動、賞与支給、オフィス移転などでしょうか。

義務感ではなく、改善、工夫を楽しむ

このような話をすると、「日常でも改善を行っているんですか。すごいですね!」「たいへんですね」と言ってくださる方がいます。でも、義務感でやっているわけではありません。もともと、面倒なことが嫌いで、怠け者だから少しでも楽をしたいのです。そのために、ちょっとした工夫をすることが好きで、その効果を感じると嬉しくなります。

皆さんも、生活の中で“楽”にしたいこと、解決したい問題などがいくつかあることでしょう。解決策は、備忘録の作成だけでなく、チェックリストや手順書の作成、専門サービスの利用、100円ショップでの便利グッズの購入など、いろいろあるはずです。

ぜひ、ちょっとした工夫など簡単な改善から始めてみてください。
生活が楽しく、楽ちんになるはずです!

(おまけ)
我が家のダイニングテーブル脇の壁に貼ってあるチェックリストです。4、5年前に小学生の息子たちに作ったものです。目的は、夕食前の妻のストレス(?)を解消したかったからです……。

次回は2月15日(木)更新予定です。

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この記事の著者

ワークデザイン研究所/石山社会保険労務管理事務所

太期 健三郎

ワークデザイン研究所 代表
石山社会保険労務管理事務所 パートナー・コンサルタント

経営コンサルタント。
管理間接部門の業務改善、HRM(人材マネジメント)の二本の専門領域を持つことを強みとする。
三菱UFJリサーチ&コンサルティング(MURC)、株式会社ミスミ、株式会社グロービスに勤務後、2008年にワークデザイン研究所を設立。
MURCでは人事コンサルティング、ミスミではコールセンターの業務改善を行った後、三枝匡社長(当時)の直轄タスクフォースで営業改革を推進する。グロービスではコンプライアンスおよびリスクマネジメントを統括、推進。
また、2013年~2015年にはクライアント企業の食品メーカーの内部改革者として人事部長・経営改革室長を兼務する。
「患者様の声をよく聴き、丁寧に診断・治療する“中小企業のかかりつけ医”」を信条としている。
ワークデザイン研究所
石山社会保険労務管理事務所

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