第10回 これからの総務は戦略型総務へ進化せよ!

今回は「これからの総務部」について述べてみたいと思います。

いまさらの話ですが、皆さんは総務部についてどんなイメージを持っているでしょうか?総務部に対して「地味」「守り」「受身」というイメージを持っている人も少なくないかもしれません。

当コラムの第1回で総務部は「企業のOS」「縁の下の力持ち」「企業の土台」と述べたとおり、とても重要な役割を担う部門です。総務がしっかりしていればこそ、会社は安心して事業を進めていくことができるのです。

しかし、これからの総務部には更なる進化が求められます。「攻めの総務」「戦略的総務」と呼んでもいいでしょう。
 
総務の業務を大きく分類すると
 ・企業の窓口
 ・文書管理
 ・設備、備品管理
 ・株主総会の準備・運営
 ・社内行事の企画・運営
 ・社内規程の整備
 ・その他、庶務
などです。
 
多くの総務部では、これらの業務を会社や法律に求められるままに、正確に、決められた手順やルールの下に行っているでしょう。それだけでも大きな貢献をしていますが、これからの総務部には、さらに進化し、業務のパフォーマンスを高め、新たな領域や方法にチャレンジして欲しいと思います。

総務部にとっての顧客(=サービスを提供する対象)は誰でしょうか?
それは、社員と経営者です。「きちんと仕事をして当たり前」の目立たない地味なものではなく、社員からは「総務のおかげで快適に効率的に仕事ができる!」と感謝され、経営者からは「企業の土台&経営参謀」として頼りにされる存在、それがこれからの総務です。

それは決して容易なことではないでしょう。しかし、社内外にアンテナを張り巡らし、情報やニーズを収集し、少しずつ新たなことの企画、提案、実行にチャレンジしていけばできるでしょう。

これからの総務部、戦略的総務部とは、縁の下の力持ちでありながら、同時に企業の頭脳、牽引役のような存在だと言えます。
 
そうなれば、社内での総務部の存在感はさらに増し、総務部員のやりがい、モチベーションは今以上に高まっていくことでしょう。 

【表1】「現在の総務」と「これからの総務」

次回は4月20日(月)の更新予定です。

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この記事の著者

ワークデザイン研究所 代表

太期 健三郎(だいご けんざぶろう)

ビジネス書作家/経営コンサルタント。
得意とする専門領域は、HRM(人材マネジメント)、人事・総務部門の業務改善。
三和総合研究所(現三菱UFJリサーチ&コンサルティング)、株式会社ミスミ、株式会社グロービスを経て、現職。グロービスではグループ管理本部でコンプライアンスおよびリスクマネジメントを統括し、ミスミでは全国13カ所の営業所、コールセンターの業務改善や、三枝匡社長(当時)の直轄タスクフォースで営業改革などを行う。
また、2013年~2015年にはクライアント企業であった食品メーカーの人事部長を兼務する。
神奈川県横浜市出身。著書『ビジネス思考が身につく本』(明日香出版社)。
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