第18回 モレなく改善策を考えられる! フレームワーク「7つの改善手法」

業務改善を進める時、改善策が頭に浮かぶ。「おっ、効果ありそうだぞ!」と飛びついてすぐに実行しようとする。こんなことはありませんか? しかし、頭に浮かんだものは多くの改善策の一つに過ぎません。そんなとき、有効なのが「7つの改善手法」というフレームワークです。これを使うと改善策を“ほぼ”モレなく洗い出し、検討することができます。

モレなく改善策を考えられる! フレームワーク「7つの改善手法」

業務改善を行う時、改善アイデアが思い浮かび、すぐにそれに飛びついて実行しようとすることはありませんか?
例えば、

  • 何かのミスをしてしまった→チェックリストを作ろう!
  • 社員から回収する書類に記入ミス、モレが多い→フォーマットを見直そう!
  • 同じ仕事でも人によってバラツキがある→マニュアルを作ろう!

フレームワーク「7つの改善手法」

どの方法も効果のある改善策かもしれません。しかし、改善策はこれら一つだけではないでしょう。他の改善策を考えて比較検討のうえで実行すべきでしょう。複数の改善策を一緒に行う「合わせ技」が有効な場合もあります。

そんな時に有効なフレームワークが「7つの改善手法」(下図)です。これは、さまざまな改善方法を「仕事を変える」「人を変える/人が変わる」「ITを活用する」「モノを見直す」「管理を変える」「フォーマット(帳票)を見直す」「組織を変える」の7つの視点で考えるものです。

このフレームワークで考えると、改善手法の視点のモレや偏りをチェックすることができます。

分類別(視点別)「改善手法一覧表」の活用

ほとんどの改善手法は「7つの視点」に分類することができます。下に、7つの視点別「改善手法一覧表」を掲載します。改善アイデアを出す際に便利なので活用してみてください。

改善手法の7分類

分類改善手法(例示)
1.仕事を変える
  • 仕事の手順、手法を変える
  • 仕事の前工程、後工程を見直す
  • 過剰品質、過剰チェックの適正化  など
2.人を変える
  • 人の意識、スキルアップ(採用、教育・研修など)
  • スタッフの多能工化
  • 担当の見直し(スキル、適性などによる適材適所)  など
3.ITを活用する
  • システム化、見直し(自動化、省力化、集中管理、一括処理)
  • インターネット、パソコン、各種ソフトの活用
  • OA機器の活用   など
4.モノを見直す
  • 業務環境の整備、改善
  • レイアウト変更、座席変更
  • 備品、什器の購入、リプレース※大きな「モノ」から小さな「モノ」まで  など
5.管理を変える
  • 各種管理の見直し(人事管理、労務管理、業務管理、その他)
  • チェック、承認ルールの見直し
  • 文書の保管方法、ルールの見直し  など
6.フォーマットを見直す
  • 各種書類、帳票、メール等のフォーマット・項目の見直し、統一
  • 項目の見直し(追加、削除、統一)   など
7.組織を変える
  • 組織の見直し(形態、指示命令系統)
  • 役割分担、適材適所
  • 組織、職場風土の改善(良い風土の醸成)
  • コミュニケーションの円滑化、活性化
  • 会議運営の見直し など

例えば、次のような場面で改善を考えるとします。

  • 給与計算ミスを減らすには?
  • ノートPC紛失で個人情報が漏洩しそうになりヒヤリとした。再発防止策は?
  • 新しく人が配属されるたびに同じことを教える時間を減らすには?
  • ムダな会議が多い。また、会議で決められたことが周知徹底されない。これらを解消したい。

改善策を分類表に照らしながら考えてみてください。おそらく、分類表がない時よりもたくさんのアイデアがスムーズに出てくると思います。

このコラムでは、(1)「改善策を洗い出す」→(2)「改善策の優先順位をつける」→(3)「実行する」というプロセスを何度か説明してきましたが、今回の「7つの改善手法」は、(1)「改善策を洗い出す」のステップで有効なフレームワークです。ぜひ、実際に使ってみてください。

次回は7月6日(木)更新予定です。

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この記事の著者

ワークデザイン研究所 代表

太期 健三郎(だいご けんざぶろう)

ビジネス書作家/経営コンサルタント。
得意とする専門領域は、HRM(人材マネジメント)、人事・総務部門の業務改善。
三和総合研究所(現三菱UFJリサーチ&コンサルティング)、株式会社ミスミ、株式会社グロービスを経て、現職。グロービスではグループ管理本部でコンプライアンスおよびリスクマネジメントを統括し、ミスミでは全国13カ所の営業所、コールセンターの業務改善や、三枝匡社長(当時)の直轄タスクフォースで営業改革などを行う。
また、2013年~2015年にはクライアント企業であった食品メーカーの人事部長を兼務する。
神奈川県横浜市出身。著書『ビジネス思考が身につく本』(明日香出版社)。
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