第39回 eValue V Air ここがすごい「ドキュメント管理」

「eValue V Air ドキュメント管理」を導入するとこんなに便利！

「ドキュメント管理」を導入する一番のメリットは、目的の書類を「探す」手間が短縮されることです。書類の保管は、下記の図のように、エクスプローラー風のフォルダ階層で管理できます。フォルダの中に複数の「文書」と呼ぶタイトルが表示され、タイトルを選ぶと保存されている複数の書類や資料が表示されます。

保存している資料を改訂・更新する場合は、「ファイル編集」を行って資料の差し替えを行う運用になりますので、常に最新の資料を参照することが可能になります。改訂前の資料も残しておきたい場合は、「版管理」機能を利用することで管理できます。

資料を「探す」場合にタイトルが分からないなど、直接資料にたどり着けない場合のために、「検索」機能をご用意しています。

「検索」する際のキーワードとなる「属性情報」は、資料などを登録する際に入力しておきます。この「属性情報」をうまく活用することで目的とする資料へのヒット率が高くなり、探す時間の短縮につながります。

また、候補が幾つか表示されても、どれが目的とするものか一つずつ内容を確認していくのもちょっと大変です。こんなときは、「ブックビュー表示」を利用すると便利です。

中身を見てみたいファイルを選択し、「ブックビュー表示」を選びます。すると画像情報が表示されます。この画像は、上部のアイコンを操作すると、ページめくりができます。目的とする資料に素早くたどりつくことが可能になります。

でも、どうやって登録するの？

掲載する資料などはどうやって登録するのでしょうか。
下図のように、「登録」ボタンから、掲載するファイルをドラッグ＆ドロップして、検索する際に利用する属性情報を入力すれば完了です。この「登録」が行える人は、フォルダごとにユーザーIDの設定ができます。運用ルールをきちんと決めておけば、従業員みんなが便利に利用できるようになります。

このほかにも、自動登録機能や複合機を利用した登録機能など、手間を減らす機能もご用意しています。

みんなが利用するための対策も必要です！

従業員みんなが便利に利用できる「ドキュメント管理」ですが、「アクセス権設定」や「操作ログ管理」機能を標準装備しており、セキュリティ対策も万全です。
特定の人しかフォルダを参照できない機能や、参照はできるけれど持ち出し（ダウンロード・印刷）をできなくする機能など、不適切な閲覧や操作ミスによるデータ消去を防止し、情報の流出を防ぐ対策も行えます。

このように「eValue V Air ドキュメント管理」は、企業の情報資産であるドキュメントの安全な管理と有効活用を実現することが可能になります。

まずは、30日間無料で利用できる体験版をお試しください。