ブラウザー上で動作する「eValue V Air」を、30日間無料でお試しいただけます。PC、タブレット端末で実際の操作をお試しください。
- ＊ 本お試し版は同業他社様、個人のお客様からのお申し込みはお断りさせていただいています。
第47回 eValue V Air ドキュメント管理 文書の発効日と失効日の管理
皆様の会社では、いろいろな文書を電子化し、ファイルサーバーに保管して運用されていると思います。フォルダにあればみんなが参照できますが、いつから参照可能かの制御はできません。参照可能とする際にサーバーに保管する以外に方法はありません。
また、定期的に更新が必要な文書や期間設定が必要な文書についての管理はサーバーではできません。別途、Excelファイルなどで管理することになります。
eValue V Air ドキュメント管理 文書の発効日と失効日の管理
このような文書の発効日と失効日の管理に有効なのが、「eValue V Airドキュメント管理」です。文書を登録する際に発効日と失効日を設定することができます。失効日が近づいた際には、指定したメンバーに対してメールで通知することもできます。
発効日・失効日機能の設定例（管理者としてSMILEクライアントより設定）
文書を登録するフォルダに発効日・失効日の機能を設定するには、フォルダマスター保守にて行います。「その他」タブにて、「有効期限」を「使用する」に設定し、「詳細設定」にて、期限外の文書を編集できるユーザーの設定や失効日直前の通知の設定を行います。
発効日・失効日機能を設定した運用例（利用者としてブラウザーで運用）
上記の発効日・失効日機能の設定例を基に運用すると、下記のような形になります。
フォルダに対して登録のセキュリティ権限があるユーザーが文書を登録します。その際、発効日・失効日の設定も行います。
発効日の前や失効日の後では、登録したフォルダに対象の文書は表示されません。このタイミングで変更などが必要であれば、「期限外一覧」に表示されますので、そこで作業することができます。
そして、失効日が近づくと通知が届きますので、文書の管理がきちんと行えます。また、更新が必要な文書の場合でも忘れることなく処理することができます。
発効日・失効日の指定は、文書単位に設定します。ファイル単位には設定できませんので、ご注意ください。
いかがでしょうか。
文書の発効日や失効日の管理が必要とお考えの際には、「eValue V Air ドキュメント管理」をご検討ください。
まずは、30日間無料で利用できる体験版をお試しください。
体験版お申し込み
なお、今回ご紹介した機能は、体験版の環境では下記の操作で体験可能です。
フォルダマスター保守にて、有効期限の設定を行う
設定作業は、SMILEクライアントより行います（業務管理者機能があるユーザーでログインしてください）
［業務メニュー］を選択、［株式会社ルイマイホールディングス］を選択
- フォルダマスター保守（カード）
［ドキュメント管理］－［運用設定］－［フォルダ・文書設定］－［フォルダマスター保守（カード）］
- ＊ ユーザー情報・組織情報・グループ情報の登録や修正の機能は、体験版ではご利用できません。
- ＊ 体験版環境は、毎日初期状態に戻りますので、実際に失効日の通知を受信することはできません。