第46回 eValue V Air ドキュメント管理　重要文書の漏えい対策

皆様の会社では、いろいろな文書を電子化し、ファイルサーバーに保管して運用していると思います。その際、フォルダごとにアクセス権を設定して運用していませんか。経理部や人事部などの専用のフォルダとか、部長職以上専用のフォルダといった運用です。
ところが、組織改編や人事異動・役職変更があると、変更作業はかなり大変です。また、制限のあるフォルダ内の重要な文書を自分のパソコンにコピーして持ち出してしまうと、情報漏えいになりかねません。特にその文書に個人情報が含まれていたら大問題です。

eValue V Air ドキュメント管理　重要文書の漏えい対策

このような重要文書の管理に有効なのが、「eValue V Airドキュメント管理」です。「eValue V Airドキュメント管理」では、フォルダ単位でアクセス権の設定が行えます。ユーザー情報に所属や役職などの情報を保持していますので、組織変更などの際は、ユーザー情報だけ変更すればアクセス権の設定変更は終了です。さらにセキュリティ強化機能を利用することにより、文書の印刷やダウンロードをできなくすることもできます。

セキュリティ機能の設定例（管理者としてSMILEクライアントより設定）

文書を登録するフォルダにセキュリティ機能を設定するには、フォルダマスター保守にて行います。「アクセス権」タブにて、「ユーザー単位」「組織（所属）単位」「任意に作成したグループ単位」に対して、「参照のみ」「変更のみ可」「フルコントロール」など、細かい権限の設定が行えます。
また、「その他」タブの「セキュリティ」を「使用する」にすると、セキュリティ強化機能の設定も行えます。

セキュリティ強化機能の詳細は、「セキュリティパターンマスター保守」にて、印刷や持ち出しの可否を細かく設定することができます。

セキュリティ機能を設定した運用例（利用者としてブラウザーで運用）

上記のセキュリティ機能の設定例を基に運用すると、下記のような形になります。

第一事業部販売課グループに所属しない人は、「テストフォルダ」が表示されない
総務課の中村さんは文書を登録できますが、第一事業部販売課グループに所属する人は登録ができない
第一事業部販売課グループに所属する人は、登録されてある「顧客リスト.xlsx」ファイルをクリックして参照しようとすると、自動的にPDFファイルに変換して表示される
また、そのファイルをダウンロードしてみても中身が表示されない