基幹システムリプレイスの進め方｜目的や移行方式・ベンダー選定のポイント

［ステップ1］リプレイスの目的・方針を決定する

プロジェクトの最上流工程として、リプレイスの事業上の目的と方針とを明確にし、具体的な目標（KPI）に落とし込みます。現行システムの老朽化や業務効率化といった目先の課題だけでなく、今後の事業成長や業務の拡張性も見据えて検討することが重要です。経営層と各部門で認識をすり合わせ、優先して解決すべき課題や実現したい業務の姿を整理しておくことで、後工程での要件のぶれや手戻りを防ぎやすくなります。

［ステップ2］プロジェクト体制を構築する

リプレイスはIT部門だけで完結するプロジェクトではなく、経営層・業務部門・IT部門が一体となった推進体制（PMO）が不可欠です。体制構築の際の注意点や、システム入れ替えの具体的な進め方については、こちらの記事で詳しく解説していますので、参考にしてみてください。

• 参考記事

  基幹システム入れ替えの進め方ガイド｜失敗しないための手順や費用を徹底解説

［ステップ3］現状分析（As-Is）と要件定義（To-Be）を行う

現行システムの機能や業務プロセス（As-Is）を徹底的に洗い出し、目指すべき業務像（To-Be）を定義します。この際、長年のカスタマイズによって複雑化した業務プロセスをそのまま引き継ぐのではなく、無駄な業務は廃止・整理します。また、システムの信頼性やパフォーマンスに関わる可用性、トラブル時の復旧に向けたバックアップ体制、セキュリティ、運用保守要件といった非機能要件をこの段階で具体的な数値として可視化しておくことが重要です。

［ステップ4］ 自社に合った移行方式を選ぶ

要件定義に基づいて、既存システムから新システムへどのように切り替えるか、その移行方式を選定します。主に以下の四つのアプローチがあり、それぞれの特性を自社のビジネス特性やリスク許容度に合わせて比較評価します。

［ステップ5］ベンダー・製品を選定する（RFP作成）

決定した要件を盛り込んだ提案依頼書（RFP）を作成し、複数のシステムインテグレーターやベンダーに提示します。技術力やコストだけでなく、先ほど定義した非機能要件（可用性や保守性）も十分に満たされているかを客観的に評価するため、ベンダー評価カードなどの評価軸を事前につくり、定量的に比較検討を行います。

なお、RFPの比較対象には、自社のみで一から構築するスクラッチ開発前提のシステムだけでなく、実績のあるERPパッケージも選択肢に含めておくのも良いでしょう。例えば、大塚商会の「SMILE」シリーズは、中堅・中小企業向けERPパッケージとして、業種・業務に応じた実装実績が豊富です。

［ステップ6］システムの事前準備・設計・開発を実施する

選定したベンダーと共に詳細設計を行い、本稼働までの作業内容や作業分担、操作指導の日程やスケジュールを明確にし、必要に応じて開発やカスタマイズを進めます。テストフェーズでは、単体テスト、周辺サービスとの連携運用の確認、実際の業務ユーザーに対して操作指導を徹底的に行い、システムの稼働に備えて運用品質を担保します。

大塚商会のように新規の場合も他社からの切り替えも、豊富な導入設定サービス・リモート／訪問指導サービスでスムーズに導入できるようサポートメニューが充実していると安心です。

「SMILE」シリーズ｜導入までの流れ

［ステップ7］データ移行と本稼働

データ移行はリプレイスの中でも最もリスクが高い工程です。自社だけでのデータ移行に不安な際は、ベンダーのデータ移行サービスを活用しましょう。現行システムと並行して新システムでお客様の実際の業務を運用し、業務の流れに沿った形で問題なく運用ができそうか状態を確認しながら移行します。本稼働後もトラブルや操作に不安があったときのために問い合わせ窓口があるか、リモート／訪問サービスなどの丁寧な支援があるかなど、ベンダー選定段階でしっかり確認しておきましょう。

［ポイント1］経営層と現場を巻き込む

基幹システムの導入は単なるITインフラの更新ではなく、ビジネスプロセスの変革です。そのため、経営層がコミットメントを示し、プロジェクトの意義を全社に発信し続ける必要があります。同時に、業務プロセスの変更に最も影響を受ける現場のユーザーを初期段階から巻き込み、運用の当事者意識を持たせることが成功への第一歩です。

［ポイント2］「Fit to Standard」を基本方針とする

業務をシステムに合わせる基本方針「Fit to Standard」を進めるうえでは、全ての業務を一律に標準機能へ合わせるのではなく、自社にとって本当に個別対応が必要な領域を見極めることが重要です。ある業務領域を標準機能で対応するかアドオンするかは、

• その業務が自社の競争優位に直結するか
• 標準機能とのギャップによる業務への影響度が大きいか
• 将来のバージョンアップ時に個別対応を引き継げるか

などの観点で評価し、いずれも「いいえ」であればアドオンを避けるのが原則です。

［ポイント3］ベンダー選定を慎重に行う

単に製品の機能や見積金額の低さ、提案書の見た目の良さだけでベンダーを選んではいけません。機能や製品の価格はもちろん重要ですが、ベンダーの導入実績や業界特有の業務知識の深さ、運用フェーズにおける保守サポート体制が自社の求める水準を満たしているのかを合理的に見極める必要があります。特に基幹システムやERPは、停止すると事業そのものへの影響が非常に大きいため、自社に最適な導入プラン設計と安定した運用をサポートしてもらえるベンダーであることが前提になります。

失敗ケース1：要件定義が曖昧で追加開発が多発

プロジェクト初期の要件定義において、現在の業務をそのまま再現したいという要望を精査せずに受け入れた結果、設計フェーズで例外処理や追加要件が次々と発覚し、開発コストと納期が大幅に超過するケースです。これを防ぐためには、現状業務の単なるシステム化ではなく、あるべき姿（To-Be）から逆算し、開発スコープの境界線を厳しくコントロールする役割をPMOが担うことが必要です。

失敗ケース2：移行方式の選定を誤り、想定外のダウンタイムが発生

業務特性やリスク許容度を十分に検討せず「とにかく早く終わらせたい」という理由だけで一括移行方式を選択した結果、本番切り替え当日にトラブルが発生し、全社的な長時間の業務停止を招いてしまうケースです。

対策として、ステップ4で紹介した四つの移行方式を業務への影響範囲・コスト・期間の観点から比較評価し、自社のリスク許容度に見合った方式を選定することが不可欠です。データ移行そのものの実務的な失敗対策は「基幹システム入れ替え」の記事で詳しく解説しています。

失敗ケース3：非機能要件の詰めが甘く、本稼働後に問題が発覚

経営層や情報システム部門だけで要件を決めると、実際の業務に必要な機能や運用上の課題を十分に把握できず、導入後に「使いにくい」「必要な機能がない」といった問題が発生することがあります。販売、会計、購買、製造など、実際にシステムを利用する部門の担当者を早い段階からプロジェクトに参加させ、現場の業務実態や課題を要件へ反映することが重要です。

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