第6回 電子帳簿保存法

創設

電帳法は、Windows98の発売年の1998年に、高度情報・ペーパーレス化社会に対応し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減するために、税制改正の一環として創設されました。
前回のコラムで書いた、e-Japan戦略よりも前なのです！
しかし、この時点での対象書類は、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿と書類のみでした。というのも、紙が介在する国税関係書類をデジタル情報で保存を容認することは、その真実性と可視性を確保できずとてもリスキーで認められていなかったのです。

紙に残されている真実＝インクやシミ、筆圧、紙品質などの、後から意図的に追記された重要な情報をデジタルデータは跡形もなく変更ができてしまいます。不正把握のための証拠収集を目的としたエビデンスを、単にデジタル化するだけでは、とても容認できなかったのです。

e-文書法施行による改正

前回のコラムで解説しました、e-Japan戦略II下でのe-文書法イニシアティブにより成立したe-文書法。このときの目玉が、この電帳法の改正でした。
デジタルデータは、なんらかの手を加えても痕跡が残らず、全く分からないではないか？という課題は、2005年時点ではe-Japan戦略のおかげで、電子署名法という法律ができていて、署名もしくは押印の代わりに電子署名が利用できる環境が整っていました。
このため、非改ざんを担保するには、この技術を使用すれば全く問題ないということで、さっさと電子化して電子署名で固めて、訂正削除のできないシステムに保管するならOK！ ということになったのです。電子署名を利用することで、誰が電子化したのかを明らかにできることから、その責任が明確になり、不正防止の環境が容易にできるということで、早いうちから電子署名の採用が確定しました。
そこで、当時最も議論されたのは、紙原本の状態を保っていかに電子化するか？ でした。スキャナの解像度と階調が検討され、保険等の約款に記載されている文字を最小単位として4ポイント文字を解読できることも盛り込まれました。
そして「タイムスタンプ」、原本を紙の状態で放置することで、追記・修正の余地をなるべく回避すべく、電子化した日時を明確にするために利用されることになりました。

これらの技術は、関連団体や有識者と何度も会議を重ねて検討が進められました。
最終的に確定した当時の資料が表1です。

平成27年度税制改正（2015年度）による規則改正

2013年に「世界最先端IT国家宣言」が閣議決定されました。
この中でIT利活用の裾野拡大に向けた組織の壁・制度、ルールの打破が掲げられ内閣IT総合戦略本部の親会の下部に規制制度改革分科会が創設され規制見直しが検討されました。
その中で、規制制度改革集中アクションプランとして全28項目があげられ、その中のひとつとして国税関係帳簿書類の電子化保存に関する規制の見直しが決定されました。
というのも、この時点で電子帳簿の承認件数が約15万件に対して、スキャナ保存は133件にすぎず、e-文書法で電子化を折角容認したにも関わらず利用されていないことが課題となっていたためです。

集中アクションプランには、以下のように記載されています。

平成28年度（2016年度）税制改正による規則改正

上記のように10年ぶりに大幅に改正された規則でしたが、その内容にさらなる規制緩和が追加され、2016年3月31日に規則改正されました。

1. スキャナにこれまで認められていなかったデジカメやスマホを含むことになった。（規則三条4項）
2. 新たに、受領をする者自身（当事者）がスキャナで読み取る場合が定義されました。
   • 原本に署名を行ったうえで特に速やか（3日以内）にタイムスタンプを付して固める。（規則三条5項二号ロ）
   • これまで大きさ情報の保存が必要だったがA4以下の場合は不要になった。（規則三条5項二号ハ）
   • 相互牽制要件として、最低でも書類等の受領(＝読み取り)事務と記録事項の確認を別の者にすること。（規則三条5項四号イ）
   • 一般書類の場合は、これまでの適時タイムスタンプ付与に、「または、当事者の場合は署名して特に速やかに付すこと」が加えられた。（規則三条6項）
3. 適正事務処理要件において、中小規模事業者（従業員の数が20人（商業又はサービス業に属する事業を主たる事業として営む者については、5人）以下の事業者）の場合、税務代理人が定期チェックを行う場合は相互牽制は不要であることが規則に追記された。（規則三条5項四）

これらの改正は、2016年9月30日以降の承認申請から有効となります。

また、規則には規定されませんでしたが、税制大綱に記載してある内容から「定期検査を了するまで必要とされている国税関係書類の原本保存は、本店、支店、事務所、事業所で良い」ことが明確にされます。スキャン作業やタイムスタンプはどこでもできますので、わざわざ紙原本を特定の箇所に輸送・保管する必要もなく、まさに電子化による効率化が期待できますね。

これらを加味した要件を図2に記載します。

スキャナ保存の申請手続き

申請の手続きについては、法六条2項に規定があります。
紙から電子化文書に保管運用を変更する日の3カ月前の日に、申請書（国税庁のWebサイトに掲載されています。）と添付書類を所轄の税務署長へ提出することになります。
申請後は書面で審査が実施され、3カ月後に「却下通知」が届かなければ「みなし承認」となり、電子化文書での保存が可能となります。

国税庁では、積極的に電帳法を推進しており、Webサイトに関連情報が掲載されています。

電子帳簿保存法について（国税庁Webサイト）

また、適正事務処理要件やスキャナ保存の運用規程のサンプルも掲載されていますので参考にしてください。

適正事務処理規程（国税庁Webサイト;PDF） [679KB]

国家運営の根幹となる国税における国税関係書類（紙）が、運用とICT技術で、その完全性を担保されることを定義することで電子化を容認した、この一連の電帳法改正は、これからのペーパーレス社会の指針として、歴史に残る転換点だと筆者は思います。

次回は、知財保護でのデジタルエビデンス活用について解説したいと思います。

次回は5月10日（火）更新予定です。