第110回 うまくいかない運送業のDX（2） 拠点ごとにバラバラな実務をどうそろえるか

記録の内容、タイミングがそろわない最大の理由は「誰の仕事か分からない」

多くの運送会社で、次のような状態があるようです。

この状態では、営業所ごとにやり方が変わり、記録の精度やタイミングは決してそろいません。問題はシステムではなく、仕事の境界線が曖昧（あいまい）なままになっていることです。

まず決めるべきは「書く人」「見る人」「直す人」

記録の内容、タイミングをそろえるために最初にやるべきことは、帳票やシステムの見直しではありません。記録ごとに、次の3点をはっきりさせることです。

例えば点呼記録であれば、

• 書く人：点呼を実施した運行管理者
• 見る人：営業所長または運行管理責任者
• 直す人：原則なし。やむを得ない場合のみ管理者が履歴付きで修正

というように、例外まで含めて決めきることが重要です。

営業所ごとの「独自ルール」を残したままではそろわない

よくある失敗が、「大枠は本社で決めたが、細かいやり方は営業所に任せた」というケースです。

この場合、

• A営業所はその日のうちに入力
• B営業所はまとめて後日入力
• C営業所は紙を優先してから入力

といった差が必ず生まれます。

やり方をそろえたいのであれば、自由にしてよい部分を残すのではなく、やってはいけないことを明確にする必要があります。

「こうしてください」よりも、「これはやらないでください」をそろえる方が効果があります。

記録ルールは完璧さより、誰でも守れるかどうか

複数拠点で同じやり方を求める場合、一部の優秀な営業所を基準にすると必ず無理が出ます。

大切なのは、

• 誰がやっても同じ結果になる
• 忙しい日でも守れる
• 判断に迷う場面が少ない

という点です。

多少シンプルでも、全営業所で同じ精度が出るルールの方が、結果的に記録はそろいます。それを行うためにシステムを使うのが一番の成功パターンなのです。

本社の役割は「集め直す」ことではない

本社がやりがちなのが、「各営業所から上がってきた情報を、本社で直してそろえる」ことです。

しかし本来やるべきなのは、

• 営業所の時点で同じ形で記録させる
• ズレが出たら個別対応ではなく仕組みで是正する
• ルール違反を注意ではなく、運用で防ぐ

ことです。

本社が後処理に回っている限り、現場のやり方は変わりませんね。

次回も「うまくいかない運送業のDX」の事例について取り上げていきたいと思います。