第29回 SMILE V Air 会計　仕訳伝票と証憑をひも付けて管理することでペーパーレス化を実現

「SMILE V Air 会計」では、「eValue V Air ドキュメント管理」と連携させることで、入力した仕訳伝票と電子化した証憑（しょうひょう）をひも付けて管理する機能をご提供しています。さらに「eValue V Air ドキュメント管理」に「タイムスタンプオプション」を追加しますと、電子帳簿保存法への対応も可能になります。

SMILE V Air 会計　仕訳伝票と証憑をひも付けて管理することでペーパーレス化を実現

仕訳伝票と証憑をひも付ける

仕訳伝票と証憑のひも付けは、下記のような運用で行います。

まず、証憑を見ながら仕訳伝票の入力を行います。そして、仕訳伝票を出力します。この仕訳伝票には、証憑を貼り付ける場所が用意してあり、またQRコードが付いています。

仕訳伝票に領収書などの証憑を貼り付けて、リコー製複合機の操作パネルから「ドキュメント管理Webスキャン機能」を起動し、必要項目を操作パネルから入力して、スキャニングを行うことで、「ドキュメント管理」に自動登録されます。その際、QRコードに埋め込まれている「会計」の処理連番と日付の情報が、「ドキュメント管理」の属性情報として付加されます。

あとは「会計」側で一括証憑関連付け処理を実行すれば、処理は完了です。

仕訳伝票から証憑を確認する

このような処理を行っておくことで、確認が必要な際に対象の仕訳伝票を検索し、伝票詳細画面を表示することで、「ドキュメント管理」と関連付けた証憑の確認を簡単に行うことが可能になります。

さらに証憑の発生シーンに合わせた機能も用意

このほかにも証憑の発生シーンに合わせて、下記のような機能もご用意しています。

「ドキュメント管理」の「AIOCR機能」を利用して証憑を読み込み、属性情報を自動判読して「ドキュメント管理」に登録。その後、会計側で属性情報を利用して仕訳伝票を生成する機能
「ワークフロー」を利用した経費精算機能を利用して、証憑を申請書に添付して申請することで、証憑を「ドキュメント管理」に登録し、申請書の情報から仕訳伝票を生成する機能

このように、「SMILE V Air 会計」では、「eValue V Air ドキュメント管理」と連携して運用することで、証憑のペーパーレス化を実現することが可能になります。

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