真の働き方改革を加速するRPA活用事例

定型作業をRPAで自動化し、生み出された時間でコア業務に専念。ビジネスにおける生産性・企業競争力を向上する真の働き方改革を後押しするために、単純作業の工数を低減させるRPAの活用事例をご紹介します。

真の働き方改革、できていますか?

生産性向上を目的として取り組まれるべき働き方改革ですが、単なる残業抑制となっている企業は多いのではないでしょうか。長時間労働・総労働時間だけを短縮して業務量に変化がないのでは、サービス残業の増加や仕事の品質低下を招きかねません。定型業務を減じてこそ、会社の収益につながる創造的な業務に費やせる時間の確保ができます。RPA導入により、「残業を減らせ」というかけ声だけでない、真の働き方改革実現の支援が可能です。

RPAとは

RPAを簡単に説明すると「ブラウザーやメーラーを含めたアプリケーションを横断的にまたがるExcelのマクロのようなもの」といえます。2016年ごろから話題になり、昨今は実用例が増えて導入の検討を進める企業が増えています。

参考記事

RPAとは? 先進導入企業の大塚商会が徹底解説

RPAの具体的な活用事例

業務効率化を目的としてRPAを検討される企業は多いですが、具体的にどのような業務で活用できるか悩まれるケースが散見されます。ここでは、大塚商会がRPAを導入したお客様で、実際にどのような業務で活用されているかを具体的にご紹介します。

活用事例1:交通費精算チェック業務(総務・経理部門への導入)

従業員から提出される交通費精算書の金額チェックに多くの工数がかかっていたため、RPAを導入し、チェック業務を自動化を検討。
チェック業務では、交通費精算の申請を基にWebの画面と照らし合わせ、最適なルートの金額かどうかの判定を行い、判定結果を申請者本人にメールで報告します。そこで修正点がある場合は再度チェック、問題なければ、自動で印刷処理を行う、という流れになっており、RPAを導入することでこの一連の作業を自動化することに成功しました。
RPAを導入した結果、毎月締め日に半日かかっていた80人分の小口チェック作業と、修正依頼メール作業がなくなり、別の業務に充てられています。さらに目視でのチェックが自動化されたことで、ヒューマンエラーの回避にもつながりました。

活用事例2:作業指示書の作成業務(事務部門への導入)

工事の指示書を作成する際、情報の転記や地図の検索作業に時間がかかっていたため、事務部門にRPAを導入することを検討。
指示書の作成業務では、まずエアコンの取り付け工事の情報を指示書に転記し、住所情報からWeb地図画像を検索。その画像を指定の縮尺に切り取って貼り付けした後、対応拠点のフォルダーに格納し、メンバーへメール通知、という一連の仕組みをRPAで構築することができました。
導入後は、以前に比べて、指示書の作成時間を大幅に削減することができ、他の業務にリソースを割くことが可能になりました。

活用事例3:入札情報のチェック業務(営業部門への導入)

複数の指定サイトを閲覧して定期的に入札情報を確認していましたが、業務効率化のため営業部門にRPAを導入。
指定した複数のサイトを定期的に自動確認し、最新の入札情報をチェック、入札結果の公表データなども集計したうえでダウンロードして共有する、という作業をRPAによって自動化を実現しました。
導入後は、入札情報の確認時間が削減され、必要な情報をタイムリーに得られるようになっています。

活用事例4:受注情報のシステム投入(事務部門への導入)

受注情報の中に個別対応が必要なものがあり、確認作業や受注管理システムへの入力に工数がかかっていました。
この業務では、まずWebから受注データをダウンロードし、人の判断が必要なものとそうでないものとを振り分けます。そこから、人の判断が必要でないものに関してはそのまま受注管理システムに投入し、人の判断が必要な注文情報は、要確認フォルダーへ保管して通知メールを配信する(例:納地が遠方、受発注商品、コメント記載あり、など)といったように、条件によって分岐が発生するワークフローになっています。これら全てをRPAで自動化を実現しました。導入後は受注処理の時間が削減され、チェック項目の確認漏れも減少しています。

活用事例5:商談日報のチェック業務(営業部門・お客様相談室への導入)

お客さまとの商談に関する情報が、日報を入力するだけになってしまっており、情報の有効活用ができていなかったためRPAを導入。
RPAの活用によって、営業の商談日報が定期的にダウンロードされ、その中から特定のコメント(お客様からの不満、改善要望など)が自動で拾い出されるようになりました。さらに、拾い出されたコメントは、お客様相談室に自動送付される仕組みになっています。
その結果、日報の確認は工数をかけずに行えるようになりました。また、情報の見落としもなくなり、日報を有効活用できています。

活用事例6:OCRデータ変換から販売管理システムへの取り込み

ガソリンスタンド運営企業において、ETCカードの利用実績明細書を書面で管理していましたが、業務効率化のためRPAで自動化を検討。RPAにより、書面をAI OCRでデータ変換し、販売管理システムへ売り上げ処理を取り込むまでの作業が自動で行われることになりました。その結果、順調にロボットが稼働し、入力工数は大幅に削減。今後は勤怠の集計から給与計算までの自動化も検討しています。

活用事例7:派遣社員の勤怠データ集計・報告

人材派遣会社では、派遣社員の派遣先や勤怠データを、基幹業務システムからExcelに出力し編集して得意先に報告していましたが、業務改善と残業抑制のため、トップダウンでRPAの導入を実施。
この作業は夜9時から営業が実施していましたが、RPAによって、基幹業務システムからExcelデータへの出力、ファイルの加工、得意先へのメール送信まで一連の業務を自動化することができました。
これにより、1人あたり2時間×10名で対応していた作業が、自動化により1日20時間の残業削減となり、大きな効果が得られています。

活用事例8:通販業務における在庫状況更新

自社ECサイトと社外ECモール在庫数の更新作業を1日1回実施しており、ECモールからの注文メールは手動で受注入力していましたが、効率化のためRPAを導入することになりました。
まず、主導で実施していたECサイト上の在庫数の更新作業を自動化。さらに、ECモールの注文メールから必要項目をコピーし、受注入力するまでを自動化する仕組みをRPAで構築しました。
RPA導入によって、これまで手動で1日1回行っていた在庫状況の更新を、1時間おきに自動で行うことになり、機会損失を防止することに成功。また、データ作成にかかる工数を全て自動化できたことにより、月500万円ほどの売り上げアップにつながりました。

活用事例9:人事データの照合、リネーム、公文書のダウンロード

社会保険労務士事務所にて、顧問先から送られてくる勤怠データと給与システムの社員マスターの突合作業、賃金台帳をPDF化して顧問先へメール送信、e-Govで申請した公文書のステータス確認とダウンロード、といった業務を担当者が手作業で実施していました。
この非効率的な状況を解決するため、RPAで仕組みを構築し一連の業務を自動化を検討。
人的作業をRPAで自動化できたことで効率が上がり、残業時間を減らすことができています。

活用事例10:二つの顧客管理システムのデータ統合

衣料品を取り扱う小売店では、運営する業態別(着物屋と写真館)で顧客管理システムを分けて運用し、両社のデータを統合していましたが、手作業で行っていた統合作業を、RPAで自動化することを検討。
顧客管理システムにマスターを登録後、担当者がCSVデータを指定フォルダーへ出力、対象となるシステムのユーザーカウントをRPAが自動作成するという仕組みをRPAで構築しました。
RPA導入後は、各システムのユーザーメンテナンス作業がなくなり、担当者の業務負荷を軽減できました。

活用事例11:名刺作成(印刷業)

顧客から名刺作成者リストを入手後、対象者ごとの面付作業~印刷を手入力で実施していましたが、一連の作業をRPAを導入し自動化することを検討。
RPAにより、顧客から名刺作成者リストを入手後、担当者が指定フォルダーへ保存するとIllustratorで面付~印刷までする、というワークフローが全て自動化されました。
その結果、名刺作成作業工程の一部を自動化でき、担当者の生産性が向上しています。

活用事例12:請求書発行

各部門から売上伝票を担当者へ提出後、販売管理システムへ転記入力し、請求書を発行していました。
これらの作業を効率化するため、部門担当がExcelで作成した売上伝票を共有フォルダーへ保存すると、自動で請求書発行日にフォルダーに登録されたファイルを販売管理システムへ転記、その後請求書を発行するという仕組みをRPAで構築。
請求書発行の一連の流れを自動化することで、転記入力の工数が削減され、ヒューマンエラーをなくすことができました。

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