真の働き方改革を加速するRPA活用例集

定型作業をRPAで自動化し、生み出された時間でコア業務に専念。ビジネスにおける生産性・企業競争力を向上する真の働き方改革を後押しするために、単純作業の工数を低減させるRPAの活用例をご紹介します。

真の働き方改革、できていますか?

生産性向上を目的として取り組まれるべき働き方改革ですが、単なる残業抑制となっている企業は多いのではないでしょうか。長時間労働・総労働時間だけを短縮して業務量に変化がないのでは、サービス残業の増加や仕事の品質低下を招きかねません。定型業務を減じてこそ、会社の収益につながる創造的な業務に費やせる時間の確保ができます。RPA導入により、「残業を減らせ」というかけ声だけでない、真の働き方改革実現の支援が可能です。

RPAとは

RPAを簡単に説明すると「ブラウザーやメーラーを含めたアプリケーションを横断的にまたがるExcelのマクロのようなもの」といえます。2016年ごろから話題になり、昨今は実用例が増えて導入の検討を進める企業が増えています。

参考記事

RPAとは? 先進導入企業の大塚商会が徹底解説

RPAの具体的な活用事例

業務効率化を目的としてRPAを検討される企業は多いですが、具体的にどのような業務で活用できるか悩まれるケースが散見されます。ここでは、大塚商会がRPAを導入したお客様で、実際にどのような業務で活用されているかを具体的にご紹介します。

活用事例1:交通費精算チェック業務(総務・経理部門への導入)

導入前

従業員から提出される交通費精算書の金額が合っているかのチェックに工数がかかっていた。

自動化の流れ

交通費精算の申請を基に、Webの画面と照らし合わせ、最適なルートの金額かの判定を行う。判定結果を申請者本人にメールで報告、修正点がある場合は再度チェック。問題なければ、自動で印刷処理を行う。

導入効果

毎月締め日に半日かかっていた80人分の小口チェック作業と、修正依頼メール作業を別の業務に充てることができるようになった。またヒューマンエラーもなくなった。

活用事例2:作業指示書の作成業務(事務部門への導入)

導入前

工事の指示書を作成する際、情報の転記や地図の検索作業に時間がかかっていた。

自動化の流れ

エアコンの取り付け工事の情報を指示書に転記、住所情報からWeb地図画像を検索、指定の縮尺に切り取って貼り付け、対応拠点のフォルダーに格納。メンバーへメール通知する。

導入効果

指示書の作成時間を大幅に削減できた。

活用事例3:入札情報のチェック業務(営業部門への導入)

導入前

複数の指定サイトを閲覧して入札情報を確認している。確認に時間を要していた。

自動化の流れ

指定した複数のサイトを定期的に自動確認し、最新の入札情報をチェック。入札結果の公表データなども集計して、共有する。

導入効果

入札情報の確認時間を削減でき、必要な情報をタイムリーに得られるようになった。

活用事例4:受注情報のシステム投入(事務部門への導入)

導入前

受注情報の中に個別対応が必要なものがあり、確認作業や受注管理システムへの入力に工数がかかっていた。

自動化の流れ

Webから受注データをダウンロードし、人の判断が必要なものとそうでないものとを自動振り分け。必要でないものに関してはそのまま受注管理システムに投入。判断が必要な注文情報は、要確認フォルダーへ保管し、通知メールを配信する(例:納地が遠方、受発注商品、コメント記載あり、など)。

導入効果

受注処理の時間を削減でき、チェック項目の確認漏れも減少した。

活用事例5:商談日報のチェック業務(営業部門・お客様相談室への導入)

導入前

日報を入力するだけになってしまっており、情報の有効活用ができていなかった。

自動化の流れ

営業の商談日報を定期的にダウンロードし、特定のコメント(お客様からの不満、改善要望など)を拾い出し、お客様相談室に自動送付。改善検討に活用する。

導入効果

工数をかけずに情報を見落とすことなく、日報の有効活用ができるようになった。

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自社でのRPA導入実績で蓄積したノウハウをベースに、充実したRPA関連サービスを提供

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