請求書Web配信システム「Sales Billing Assistant」デモンストレーション動画 [9分32秒]

NIコンサルティングの請求書Web配信システム「Sales Billing Assistant」（略して「SBA」といいます）のデモンストレーション動画をご覧いただきます。

SBAデモンストレーション
まずSBAの運用プロセスですが、全部で六つのプロセスに分けています。

準備段階、これはシステム導入時に一回だけ実施するプロセスです。厳密には複数回の場合もあります。請求書フォームの設計、メールアカウントの設定、請求マイページの設計です。

次に運用段階、これは定期的に実施するプロセスです。請求先データ登録、請求先への通知（メールの送信）です。

ここで強調しておきたいことが2点あります。1点目は作業手順および実施状況が一覧表示されているため、ヌケモレ防止となっているということです。設定ミスのヌケモレを徹底的に排除するような仕組みにしてあります。

2点目はアドレス回収補助機能が付いているということです。一般的に請求書をWeb化する際に1番ハードルが高いといわれていることが、請求書の電子化に対して請求先の理解や許諾を得ることなのですが、請求先様の理解・許諾を得るためのツール一式がアドレス回収補助機能として装備されています。

ポータル画面
それではSBAポータル画面を説明いたします。こちらがSBAポータル画面です。大きく六つのポートレートになっております。もちろんレイアウト変更・配置変えも可能です。こちらはレイアウトの代表的なサンプルと考えてください。
マイパレット、最近取り込んだ請求データ、請求先クイック検索、請求書発行件数の表示、マイページカウントの状況、請求書運用ルールという風になっています。自由に設定可能になっています。

準備段階
それでは準備段階、請求書フォームの設計です。
システム設定から請求書フォームを開きます。

ここで、自社で使用している販売管理システムのタイプを3種類の中から選択します。必ずどれかのパターンに合致しますのでご安心ください。ちなみに「SMILE 販売」を使用されているお客様は、そのまま「PDFファイル（ZIP圧縮）」というところを選んで次に進めてください。

次に、販売管理システムで使用している請求書のレイアウトを読み込みます。レイアウトを読み込むことで、請求書に印字されている印字位置を記憶させ、請求先コードをひも付けするということをシステム内で実施しています。
「SMILE 販売」の請求書を使用されているお客様は、そのまま読み込んでいただければ、ひも付けされるようになっています。

続いてメールアカウントの設定を行います。請求書通知メールの送信元として、担当者様の情報をここから登録します。

配信するメール文のテンプレートも、ここから作成・登録します。登録するときに、もちろん予約語も使用可能になっています。

それではいよいよ、請求マイページを設計します。請求マイページは請求先単位に作成しますが、1件1件個別に作成するのではなく、共通情報の設定により、全請求先を共通仕様にしておく運用が一般的です。ここで設定した仕様に基づき、請求先様ごとに請求マイページが作成・提供される仕組みになっています。

こちらは、請求マイページの完成イメージです。3点セットと呼んでいるのですが「ログイン画面」「マイページ画面」「URL」こちらの3点になります。

会社ロゴを個別に設定していくということもできるようになっています。

こちらはURLを個別に設定する画面です。

ログイン画面を個別に編集する画面です。

マイページ画面も、このように個別に編集することもできます。

マイページの一覧画面を編集する画面です。

運用段階
続いては運用段階です。まず、請求先データを登録します。
こちらは1件1件登録していくこともできますが、販売管理システムから出力した得意先データをCSVデータで読み込んで、一気にバッチ登録するという運用が一般的です。

次に請求先への通知メールの運用です。これは実質請求書Web配信処理ということになります。
「SMILE 販売」から請求データを作成・出力します。このとき請求先単位にPDFで抽出するということにご注意ください。

取り込んだ販売管理システムから吐き出した請求書データをドラッグ＆ドロップで取り込むような運用となります。取り込んだ請求書データをシステムで請求先ごとに分解します。

分解した請求書データを請求マイページにアップロード準備をします。アップロード「準備」です。まだアップロードをするわけではありません。

公開日付けを入力し、メール発行予約をします。発行「予約」です。まだメール通知するわけではありません。

公開日付けになると、請求先に自動的にメール送信されます。このようなイメージです。ここで初めてメール通知され、請求書が公開されると考えてください。

受け取った側の処理ですが、受け取ったメールのURLをクリックします。

ログイン画面が立ち上がって、ID・パスワードを入力することにより、ログインできるようになります。

請求マイページから請求書をダウンロードします。

過去の発行済みの請求書も一覧表示されていますので、自在に再発行することができます。

次に送信側、請求書を発行する側の処理になります。送信した請求書の状態を確認することができるようになっています。状態別に絞り込みも可能です。

請求書ダウンロード画面、請求先データ画面、請求データ取り込み画面、各画面へのリンクが可能となっています。請求先データ画面から請求書の状況を確認することもできるようになってます。

先ほどとは逆方向の照会イメージです。

補助機能（請求先アドレスの回収）
最後に、先ほどお話ししましたアドレス回収補助機能について説明いたします。ここは、SFAを提供しているNIコンサルティングならではの仕組みだと自負している部分です。
繰り返しとなりますが、請求書をWeb化する際、1番ハードルが高いといわれていることが、請求書の電子化に対して請求先様の理解・許諾を得ることといわれています。請求先様の理解・許諾を得たうえで、メールアドレスの回収する手順について説明いたします。

こちらがメールアドレスの収集手順です。

まず請求先への登録案内。
請求先様ごとに登録URLと識別コード付きの案内文とを作成します。

続いて、Webページから請求先の情報登録をしていただきます。あくまでも登録するのは請求先様であって、SBA導入企業様ではありません。

こちらのページから登録いただくようなイメージになります。

次に請求先名と入力先名とのチェックを行います。請求先様が入力された情報と社内の顧客データベースとを突合します。突合した結果、正しければ登録、正しくなければリスト化されてさらに確認するというフローになります。間違っていればエラーデータとしてリスト化・再確認されるということです。
こちらが登録完了メールのイメージになります。

重要なのは、請求先アドレスの収集が完了して初めてマイページが開設されるということで、アカウント開設メールを送信しただけではまだ未登録のままであるということです。お客様情報の登録が完了しても、チェック・登録完了していなければ、これも同じくまだ仮登録のままということです。全てが完了して初めて登録が完了します。それで初めて請求書が配信OKの状態になるという登録・チェックプロセスを経ているのだというところを強調しておきたいと思います。

以上がSBAのデモンストレーションとなります。ご清聴ありがとうございました。