多くの企業で長年使い続けられてきた基幹システムが、いまやビジネスの成長を阻む大きな足かせとなっています。老朽化したシステムを抱え続けるリスクと、それを打破して未来の経営基盤を築くための刷新プロセスを分かりやすく解説します。
基幹システム刷新はなぜ必要か？老朽化・2025年の崖のリスクと進め方を解説
2026年10月 9日公開
目次
中堅・中小企業導入シェアNo1｜基幹システム「SMILE」シリーズ
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基幹システムの刷新が必要になる主な背景とリスク
基幹システムは長く使われることが多い一方で、利用年数が長くなるにつれて保守の負担や業務とのズレが大きくなっていきます。さらにクラウドサービスの普及やデータ活用の高度化など、企業を取り巻くIT環境も大きく変化しています。ここでは、基幹システムの刷新を検討する主な背景と、古いシステムを使い続けることで生じるリスクをご紹介します。
1．システムの老朽化によって保守負担が大きくなる
基幹システムを長期間利用していると、ハードウェアの老朽化やOSの旧式化、既存メーカーのサポート終了などが問題になってきます。また、長年の改修や機能追加によってシステムが複雑になり、少しの変更にも時間やコストがかかる場合があります。そのまま使い続けることで、IT予算や担当者の工数が既存システムの維持に割かれ、新しい取り組みに投資しにくくなることもあります。
2．現在の業務にシステムが合わなくなる
事業の拡大や法改正などによる業務の変化、働き方の多様化などによって、導入当時と現在では業務内容が大きく変わっていることがあります。システムがその変化に対応できないと、Excelへの転記や二重入力、手作業による集計などが増え、現場の負担につながります。システムを使い続けるために業務側で無理に補う状態が増えてきた場合は、刷新を検討する一つのサインといえます。
3．データを十分に活用できなくなる
販売、在庫、購買、会計などの情報が複数のシステムやExcelに分散していると、必要な情報を集めるだけでも時間がかかります。また、部門ごとにデータの定義や管理方法が異なる場合、数字を比較・集計することも難しくなります。経営状況や業務実績をタイムリーに把握しにくくなるため、データを活用した業務改善や意思決定を進めるうえでの障壁になります。
4．セキュリティやシステム停止のリスクが高まる
サポートが終了したOSやソフトウェアを使い続けている場合、最新のセキュリティ対策を適用できないことがあります。また、古いハードウェアでは、故障時の部品調達や復旧が難しくなる場合もあります。基幹システムは販売や会計など日々の業務を支えるため、長時間停止すれば業務全体に影響が及びます。安定して使い続けられる環境かどうかを定期的に確認することが重要です。
5．新しい技術やサービスを取り入れにくくなる
近年はクラウドサービスやSaaS、外部システムとのAPI連携、AI機能を搭載したシステムなど、業務を効率化するさまざまな選択肢が増えています。しかし、古い基幹システムではこうしたサービスとの連携が難しかったり、連携のために大きな追加開発が必要になったりすることがあります。今後の事業展開やDXを進めるうえで、既存システムの制約が足かせになっていないかを確認する必要があります。
基幹システム刷新がもたらす戦略的メリット
基幹システムの刷新は、単に古いシステムを新しいシステムに入れ替える「ITの代替」ではありません。基幹システム刷新を契機に業務プロセスそのものを変革し、未来への成長基盤を築くための一つの戦略です。
［メリット1］データを統合し、迅速な経営判断の実現
基幹システムの刷新を機に売上・購買・在庫・会計などのデータを連携・一元化できれば、部門ごとに情報を集めて集計する手間を減らせます。必要な情報をタイムリーに確認しやすくなるため、経営状況の把握や意思決定のスピード向上にもつながります。
［メリット2］業務のムダを見直し、さらに効率化
システムの刷新は、長年続けてきた業務の進め方を見直す機会にもなります。二重入力やExcelへの転記、手作業での確認などを整理し、新しいシステムの標準機能を活用することで、日々の業務負担を減らせます。業務を標準化できれば、属人化の解消や引き継ぎのしやすさにもつながります。
［メリット3］運用コストの最適化と「攻めのIT投資」への転換
古いシステムでは、サーバーやソフトウェアの維持、個別に追加した機能の保守などに多くの手間やコストがかかることがあります。刷新によってシステム構成を整理したり、クラウドなどを活用したりすることで、運用・保守の負担を軽減できる可能性があります。その分の人員や予算を、業務改善や新しいIT投資に充てやすくなります。
［メリット4］新しいシステムやサービスと連携しやすくなる
新しい基幹システムでは、クラウドサービスや各種業務システム、AIなどと連携しやすい製品も増えています。必要なデータをほかのサービスで活用できる環境を整えることで、入力作業の自動化やデータ分析など、これまで難しかった取り組みを進めやすくなります。将来、新しいサービスを導入する際の選択肢も広がります。
基幹システム刷新の意思決定プロセス｜経営承認までに押さえるべき三つのポイント
基幹システムの刷新を経営判断として進めるには、現場のプロジェクト手順よりも前に、経営層として押さえておくべき意思決定の論点があります。ここでは三つのポイントに絞って解説します。
［ポイント1］現状維持のコストと刷新との投資対効果を比較する
刷新にかかる費用だけでなく、現行システムを使い続けた場合に発生する保守費用や改修コスト、業務負担なども含めて比較します。そのうえで、刷新によって期待できる運用コストの削減や業務効率化、生産性向上などを整理し、中長期的な視点で投資の妥当性を判断することが重要です。
［ポイント2］刷新の目的とゴールを経営課題として定める
「システムが古くなったから」という理由だけでは、プロジェクトの優先順位や投資判断が曖昧になりやすくなります。業務効率化やデータ活用、事業拡大への対応など、刷新によって解決したい経営・業務上の課題を明確にし、可能であればKPIなどの具体的な目標に落とし込みます。
［ポイント3］長期的な「伴走者」としてのパートナーを選ぶ
基幹システムは導入して終わりではなく、その後も業務や事業の変化に合わせて見直していく必要があります。そのため、依頼されたシステムを構築するだけでなく、自社の業務を理解し、課題やリスクを踏まえて提案してくれるパートナーを選ぶことが重要です。導入後のサポート体制や、将来的な拡張・変更にも相談できるかまで確認しておきましょう。
「自社開発の継続は不可能」という経営判断で「SMILE」へ刷新した事例
実際に老朽化した基幹システムを使い続けるリスクを踏まえ、経営として刷新に踏み切った企業の事例をご紹介します。
業種
専門商社（清掃機器の輸入販売）事業内容
公害防止・清掃機器および資材の輸出入・製造販売（清掃機器約140品目、部品・消耗品含め約55,000品目を取り扱い）従業員数
237名（2025年3月現在）ホームページ
https://www.zaohnet.co.jp/
同社は40年近く使用してきたオフコンベースの自社開発システムを運用していましたが、開発に携わった従業員の退職によるブラックボックス化や、エンジニア人材の採用難といった課題を抱えていました。複数のパッケージを比較検討した結果、導入費用を抑えつつ柔軟なカスタマイズにも対応できる「SMILE」を採用し、2022年から2024年にかけて人事給与・販売・会計・ワークフローへと段階的に刷新を進めました。
- 老朽化が理由の一つですが、それ以上に自社開発をいつまでも続けるのは不可能だと判断
- 最終的に「SMILE」を選んだのは、導入費用が比較的抑えられるうえ、カスタマイズにも柔軟に対応できるからです
- FAXでは多くの時間と手間がかかりましたが、ワークフローに代わってからは負担が大きく減りました
基幹システム刷新 よくある質問（FAQ）
多くの情報システム責任者や経営層が直面する、基幹システム刷新に関する代表的な疑問について回答します。
- 現場から既存システムへのこだわりが強く、変更への反対意見が多い場合、経営としてどう予算・体制をつければよいですか？
現場のチェンジマネジメントは情報システム部門だけの努力に任せず、経営として研修・説明会のための予算とスケジュールとを最初から確保することが重要です。各部門から選出した推進リーダーへの権限委譲や、定着化支援を外部パートナーに委託する場合の追加予算枠も投資計画の段階で織り込んでおくと、現場の抵抗が経営判断の遅延要因になることを防げます。
- 刷新に必要な費用と投資回収の考え方はどのように提示すべきでしょうか？
単なる導入コストの提示ではなく、現在の老朽化したシステムを維持した場合に今後発生する保守コストのシミュレーションと、刷新後に得られる運用コスト削減や業務効率化による投資対効果（ROI）を対比して評価します。定量的な回収期間や事業成長への貢献度を明確にすることで、経営承認が得られやすくなります。
まとめ｜基幹システム刷新は未来の経営基盤を築くための戦略的投資
基幹システム刷新は、単に老朽化したITを入れ替えるだけのプロジェクトではありません。これまでの慣習にとらわれた古い業務プロセスを刷新し、市場の変化に強い俊敏な組織へと変革するための経営基盤の再構築です。
初期の投資額や現場の抵抗を懸念して決断を先延ばしにすることは、長期的にはより大きなコストと事業継続のリスクを抱えることにつながります。経営層、IT部門、そして現場が一丸となって共通のゴールに向かい、信頼できるパートナーと共に一歩を踏み出すことが、次の10年、20年の持続的な成長を実現する力強い基盤となるでしょう。
業種・業務を理解しているから話が早い。大塚商会
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「SMILE」シリーズはITreview（BtoB向けITツール・サービス専門のレビュープラットフォーム）が発表する「ITreview Grid Award」のERPパッケージ部門において、満足度・認知度の高さから「Leader」ポジションにランクインしました。
評価されたポイントを競合製品との比較やリアルユーザーの口コミ評価としてまとめましたので、システム導入検討の参考資料としてご覧ください。
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記事の監修
株式会社大塚商会 MM本部 業種SIプロモーション部 コンテンツ企画チーム
自社メディア「ERPナビ」を中心に、企業の課題解決に役立つコンテンツを企画・発信しています。
本記事では、基幹システム・ERPのテーマで、中堅・中小企業、幅広い業種・業界の業務改善に携わってきた現場支援チームと連携し、経営課題の解決や現場の業務効率化など、お客様の事業成長につながる情報をお届けします！
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