第4回 マイナンバー通知直前特集! おしえて、北條先生!!

いよいよ、マイナンバーの通知が10月より順次はじまります。
当コラムでは、「マイナンバー通知直前特集」として、マイナンバー制度実務担当者の疑問・質問に答えるQ&Aをお送りします。お答えいただくのは、マイナンバー制度に詳しい 社会保険労務士 北條孝枝氏です。

バックナンバーもあわせてご覧ください。

第1回 マイナンバー制度、IT面から準備すべきこと

第2回 マイナンバー制度、業務面から準備すべきこと

第3回 マイナンバー制度、かしこいITの使い方

2015年10月5日以降、順次、通知カードが発送されると聞きました。
マイナンバーを集める前に、従業員が通知カードを紛失することも心配です。従業員には具体的にどのように案内すればよいでしょうか?

マイナンバーを集める前に従業員に、マイナンバーの連絡期限、連絡方法、必要な書類、利用目的などについて案内しましょう。このような案内文を作成し、配布するとよいでしょう。

また、マイナンバーの利用目的を通知する際には、複数の利用目的をまとめて通知しておくことが可能です。例えば、源泉徴収票作成事務、雇用保険、健康保険、年金の手続きというように通知しておけば、後から利用目的を追加せずに済みます。

ブレインコンサルティング「マイナンバー実務安心パック」より

10月から、従業員の個人番号取得や本人確認を大量に行わなければならないと思いますが、取扱記録簿は、そのつど付けておく必要がありますよね?どのような形式で残すことが望ましいでしょうか?

多くの事務が発生する年末調整のような場合には、一覧表のような形で記録をします。

1~2名の入社のように少人数の事務の場合には、個人別記録を取っていくのもよいでしょう。

ブレインコンサルティング「マイナンバー実務安心パック」より

「平成28年度分 給与所得の扶養控除等(異動)申告書」は、新様式になり、個人番号記入欄が追加されます。今年の年末、この用紙を使って従業員から個人番号を収集することは問題ないのでしょうか?
気をつけるべき点があったらおしえてください。

問題ありません。
気をつけなければいけないことは、本人確認をすること、取扱担当者以外に書類を見られないようにすることです。通知カードと身元確認書のコピーをあわせて提出してもらい、番号の確認とその番号がその方のものであるという本人確認を適切に行いましょう。

システムを使って本人確認の書類を回収する場合は、セキュアな環境を用意しましょう。また、取扱担当者以外に書類を渡したり、担当者が不在の際に机上に書類を置きっぱなしにしたりすることが無いよう、従業員に伝えておくことが大切です。

社労士事務所、税理士事務所などに業務を委託する場合、新たに契約を取り交わさなければならないでしょうか?

契約を新たに結び直さなくても、「覚書」「合意書」という形で元の契約に付随させることで足ります。

その際には、業務のどの部分(収集・保管・利用・提供・廃棄削除)を委託するのかよく確認しあい、トラブルにならないようにすることが大切です。

ブレインコンサルティング「マイナンバー実務安心パック」より

実際に、制度開始が近づき、実務に照らし合わせて確認してみると、いろいろな疑問・質問がでてきて、悩んでいた担当者の方も多いのでは?と思います。今回いただいたアドバイスをもとに、ぜひ、運用を進めていきたいと思います!
北條先生、ありがとうございました!!

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この記事の著者

株式会社ブレインコンサルティングオフィス

北條 孝枝

会計事務所で長年に渡り、給与計算・年末調整業務に従事。また、社会保険労務士として数多くの企業の労務管理に携わる。
情報セキュリティ、マイナンバー、メンタルヘルス対策についての造詣も深く、近年は実務担当者の目線で、企業の各個人情報管理の社内整備や運用の最適化について取り組み、企業実務に即した対応に関する講演も多数行っている。
【資格】社会保険労務士、メンタルヘルス法務主任者、情報セキュリティマネジメント試験合格者
株式会社ブレインコンサルティングオフィス

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