第4回 マイナンバー通知直前特集！ おしえて、北條先生！！

マイナンバーを集める前に従業員に、マイナンバーの連絡期限、連絡方法、必要な書類、利用目的などについて案内しましょう。このような案内文を作成し、配布するとよいでしょう。

また、マイナンバーの利用目的を通知する際には、複数の利用目的をまとめて通知しておくことが可能です。例えば、源泉徴収票作成事務、雇用保険、健康保険、年金の手続きというように通知しておけば、後から利用目的を追加せずに済みます。

多くの事務が発生する年末調整のような場合には、一覧表のような形で記録をします。

1～2名の入社のように少人数の事務の場合には、個人別記録を取っていくのもよいでしょう。

問題ありません。
気をつけなければいけないことは、本人確認をすること、取扱担当者以外に書類を見られないようにすることです。通知カードと身元確認書のコピーをあわせて提出してもらい、番号の確認とその番号がその方のものであるという本人確認を適切に行いましょう。

システムを使って本人確認の書類を回収する場合は、セキュアな環境を用意しましょう。また、取扱担当者以外に書類を渡したり、担当者が不在の際に机上に書類を置きっぱなしにしたりすることが無いよう、従業員に伝えておくことが大切です。

契約を新たに結び直さなくても、「覚書」「合意書」という形で元の契約に付随させることで足ります。

その際には、業務のどの部分（収集・保管・利用・提供・廃棄削除）を委託するのかよく確認しあい、トラブルにならないようにすることが大切です。