複合機連携でERPデータをスマートに管理

会計システムと複合機の連携という観点でぜひとも注目したいのが、領収書などの電子保存を可能にするe-文書法への対応です。
領収書や請求書などの証ひょう書類は現在、7年間の保存が義務付けられています。その電子保存は、検索性の向上や処理業務の効率化、倉庫費用の削減など多くのメリットを備えています。e-文書法への対応要件は段階的に緩和され、現在は基本的に、複合機でスキャンしたデータに、その信頼性を保証するタイムスタンプを付与することで電子保存が認められるようになっています。

複合機は書類をコピーしたり、ドキュメントを出力したりするだけでなく、オフィスの紙資料の電子化窓口としての役割も備えています。さらに複合機を入り口にして、紙資料の内容を情報としてERPに取り込むことも可能です。
スキャンした名刺を自動でデータベース化し、社内で共有する名刺連携ソリューションはその一例。具体的には、複合機アプリケーション「Quickスキャン」が読み取った名刺データをオンラインストレージ「どこでもキャビネット」に送り、そこでOCR処理を行い、データベース化します。
そのメリットは大きく二つ。一つは、営業担当が顧客の名刺を持ち歩かなくてもそのつど、スマートフォンなどで名刺情報を閲覧できるようになる点。もう一つは、社内の情報共有です。新規顧客の場合、見積書の発行などの業務が実際にスタートするまでは、営業担当しか顧客情報を把握していないことが一般的です。そのため新規の顧客から会社に連絡があった際、スムーズな対応が難しいという課題を抱える企業も多いはず。しかし、名刺連携ソリューションを活用することで、早い段階から見込み顧客の情報をERPに取り込むことが可能になります。営業担当と営業支援スタッフの連携強化を図るうえで、ぜひとも注目したいソリューションといえます。

見積書から納品書、請求書まで、ERPは毎日さまざまな帳票を出力しています。それぞれ大切な役割を持ちますが、一見すると、どれも同じように見えてしまうのは否めません。製造指示書、出荷指示書など、社内業務の指示書の場合、つい帳票の種類を勘違いして、重要な指示を見落としてしまうことも少なくありません。
こうした課題に、モノクロ＋1色のカラープリントの利用は非常に効果的。RICOHカラー複合機の独自機能「2色プリント機能」を使えば、モノクロ料金で一目で見分けられる帳票出力が可能です。

請求書は複合機で出力した後、三つ折りにして封筒に封入されることが一般的です。毎月大量の請求書を発行する企業であれば、その手間もばかになりません。その場合に注目したいのは、複合機やプリンターがオプション機能として備える紙折りユニットです。これまでは本体にユニットを追加する必要がありましたが、最新の複合機・プリンターには、ユニットを本体内に装着できる機種も登場。これまでと変わらないスペースで、紙折りまで行うことが可能になりました。

ERPシステムと複合機の連携を考えるうえで検討したいのが、複合機より優れた性能を誇るPOD（Print on Demand）の活用です。POD機では封筒の宛名印刷やはがき印刷もスムーズに行えます。そのため、例えばERPシステムの顧客データベースから抽出したターゲットに、商機を逃すことなくDMを発送するといったような活用が可能です。
またチラシ印刷やクリアファイルなど、ノベルティ品の印刷が内製化できる点も大きな魅力です。

サイバー攻撃のリスクが日増しに高まる一方、情報漏えいの主要な媒体は今も紙であるといわれています。複合機を踏み台にした情報漏えい対策として効果的なのは、出力文書を利用ユーザーにひも付けて、ICカードなどによる個人認証と連携し、ユーザーが複合機の前に立たない限り、出力を行わないというソリューションです。この機能は、重要書類の出しっぱなしを防ぐと共に、それがほかの文書に紛れ込むことを防ぎます。
さらにERPシステムからの出力は、機密情報や個人情報が含まれていることも少なくありません。機密情報や個人情報を出力した場合、その確実な処理が求められます。シュレッダーによる裁断がその基本ですが、裁断だけでは情報を読み取ることが可能です。大塚商会は、出力紙を溶解し、情報の読み取りを不可能にするサービスも手掛けています。