デジタルトランスフォーメーションの成功事例｜共通点と便利なツール

補助金の申請をペーパーレス化

「IT導入補助金」の申請にあたって、紙の書類の提出が廃止されています。代わりに、Webサイトからの申し込みに変更されました。IT導入補助金とは、中堅・中小企業がITツールを導入する際の費用をサポートする補助金のことです。

2017年までは、事業者から提出された申請書類を職員がシステムに手入力していたため、大きな負担となっていました。ペーパーレス化により、職員の手間が軽減されたほか、ヒューマンエラーも減少しています。

また、事業者にとっては書類の郵送、押印も不要になったことで、申請作業の手間が軽減されました。申請事項の多くを選択式の設問にすることで、回答にかかる時間の短縮につながりました。また、自動入力を取り入れ、同じ内容を転記する手間を少なくしています。

中小企業庁の支援プラットフォームを改善

経済産業省の外局である中小企業庁は、中小企業向け支援プラットフォームの改善を行いました。ユーザー視点に立ったUIデザインの向上により、トップページや「支援メニュー検索画面」から、ユーザーが目的の情報にたどり着きやすくなっています。
また、ワンスオンリーの採用により、手続きの煩雑さを解消しています。ワンスオンリーとは、一度入力した情報が自動入力され、再度入力する手間がなくなる機能のことです。登録情報に基づき、最適な支援制度を通知するレコメンデーション機能も、支援プラットフォームの利便性を向上させています。

経営トップが積極的にデジタルトランスフォーメーションを推進している

デジタルトランスフォーメーションには全社的な課題が多いため、自社の一部で取り組みを行っても成功させるのは困難です。経営トップが主導して取り組むと、改善が期待できます。

既存システムからの乗り換えには大きなコストがかかるため、トップの決断が必要です。また、経営陣が主導すると部署間の利害関係に左右されないため、表面的な解決にすぎない部分最適に陥りにくくなります。トップ自らが意識改革を行うことで、全社へデジタルトランスフォーメーションの必要性を浸透させやすくなる点もメリットです。

デジタルトランスフォーメーションにより新たな企業価値を作り出している

デジタルトランスフォーメーションへの取り組みにより、業務の効率化が期待できます。創出された時間を活用して、顧客への対応を手厚くするなど、新たな企業価値を創出している企業も少なくありません。

例として、工場の空き状況をリアルタイムで監視すれば、空いたラインを有効活用して納期を短縮できます。作業の効率化により空いた工数で、新サービスを開発し、市場を開拓することも可能です。生産性の低いラインを見つけ、問題を解決して生産数を増加させることもできます。

現場の協力が得られていない

デジタルトランスフォーメーションには、現場の正しい理解が求められます。デジタルトランスフォーメーションの必要性や改善効果を現場の社員が理解できておらず、協力に消極的な場合、成功は期待できません。そもそも、現場社員へ十分な説明機会が設けられていないケースも見受けられます。
また、社員がデジタルトランスフォーメーションへの取り組みの重要性を理解していたとしても、評価制度上、その仕事が評価されないため、取り組みに消極的になるケースがあります。社員がデジタルトランスフォーメーションへの取り組みに前向きになれる仕組みの構築が求められるでしょう。

適切な投資判断ができていない

デジタルトランスフォーメーションの推進のためには、投資をする必要があります。一方で、適切な投資判断ができず、成功を遠ざけているケースは少なくありません。

例として、既存システム（レガシーシステム）の依存・保守のみにコストをかけているケースがあります。ブラックボックス化したシステムの維持・保守のみにこだわらず、どこかで新しいシステムの切り替えに投資する決断が必要です。エンジニアを採用する判断も大切ですが、やはり、人材確保の難しさもあり、難しいようです。
外部委託に頼り切っているケースや、社内での人材育成に投資できていないケースも見受けられます。AIやIoTなど先端技術のIT人材は今後も不足することが想定されているため、早めに採用や育成の取り組みを始めることが大切です。

名刺管理ツール

営業活動にツールを活用し、デジタルトランスフォーメーションを実現するケースもあります。さまざまなツールがありますが、対面した顧客の情報管理に役立つのが名刺管理ツールです。

名刺管理ツールは、営業活動やイベント・展示会で得た、「将来のお客様」になり得る名刺情報を管理するツールです。さまざまな名刺管理ツールがありますが、大塚商会では「HotProfile」をおすすめしています。

「HotProfile」は蓄積した名刺情報をベースにSFA（営業支援）ツールとして活用できます。名刺情報だけではなく、営業活動の効果や情報を一元管理することが可能です。また、SFAとしての活用と並行して、MA（マーケティング支援）ツールとして利用できる点も特長です。営業活動データとWebサイトの閲覧状況を鑑みて、お客様に最適な情報をメールで提供できます。

MAツール

MAツールはリード（見込み客）の管理やナーチャリングを支援するITツールです。受注まで持ち込むためのSFAツールや既存顧客の管理に使うCRMツールとの連携もできます。

中堅・中小企業には、MAツールとしても、名刺管理・SFAとMA機能が一体化した「HotProfile」を選択いただくことが多いです。名刺情報と連携して、Webサイトの閲覧情報を取得できるほか、メールの一斉送信もできます。大塚商会専用の特別プランで、スモールスタートも可能です。まずは部署・部門限定で導入し、使用感を確かめてはいかがでしょうか。

RPAツール

業務の効率化は、一部業務の自動化と言い換えることができます。定型的な作業をツールに任せられれば、時間あたりの生産性を上げることが可能です。生まれた人的リソースをより価値の大きい業務に充てることもできます。

RPA（ロボティクスプロセスオートメーション；Robotic Process Automation）ツールは、ヒトが行っていた作業を代替させ、自動化するためのツールです。決まった項目の入力作業や転記作業などの単純作業に関しては、多くの作業を自動化できます。

大塚商会では、「たよれーるWinActor」「Autoジョブ名人」という2種のRPAツールをご提供しています。ロボットを作れば作るほど、費用対効果の出るRPAツールに関しては、導入前にしっかりとツールの特性や使い勝手などを確認することが重要です。

基幹業務システム

基幹業務システムとは、販売、生産、会計、財務といった企業経営に必要な主要業務の情報を一元管理するためのシステムです。とりわけ「ERP（Enterprise Resources Planning）」という「統合基幹業務システム」の導入例が目立っています。

一つのシステムに、在庫管理、会計、人事、顧客管理といった業務に役立つ機能が統合されているため、社内全体での情報共有が可能です。企業活動におけるすべてのデータが一つのシステムに統合されるため、転記作業がなくなり、データの活用のためのデータ収集の手間がなくなります。管理会計の強化にもつながるため、経営判断のスピードアップも望めます。

従来は、社内に設置したサーバーに構築するオンプレミス型の基幹業務システムが主流でした。近年は、クラウド経由で利用するSaaS型の基幹業務システムも普及しています。