RPAを導入するメリットと成功事例、運用までの五つのステップ

交通費精算チェック業務の自動化（経理部門・総務部門）

従業員から提出される交通費精算所の金額チェックをRPAを導入することで自動化しました。従来は人が行っていた交通費の照らし合わせやデータ修正、印刷、上長への提出などといった業務の自動化することで、業務の効率化に加え、ヒューマンエラーのリスク軽減に成功しました。

入札情報のチェック業務の自動化（営業部門）

土木建設業界では公共事業を請け負うために、入札情報をWebサイトで都度確認する作業が必要不可欠です。大塚商会が支援した企業は、営業部門にRPAを導入することであらかじめ指定した複数サイトをロボットが自動的に巡回して、最新の入札情報をチェックできるようになりました。さらに入札結果も集計したうえでダウンロードもしてくれるので、より容易に共有できるようになりました。

受注処理の自動化（事務部門）

個別対応が必要なケースがある受注処理も、大塚商会がRPAの導入支援を行った企業は効率化を実現しています。具体的にはWebの受注サイトから注文情報をダウンロードして、「人の判断の有無」の必要性に応じて振り分ける業務をRPAが自動化しました。その結果、受注処理時間の削減のほか、チェック項目の確認漏れなど、ミスの抑止も実現しています。

自社でのRPA導入実績で蓄積したノウハウをベースに、充実したRPA関連サービスを提供

真の働き方改革を加速するRPA活用事例

1.RPAを導入する業務の選定

まずはRPAによって自動化する業務をピックアップしましょう。それぞれの業務の工数を可視化してルール変更や作業手順が少ない業務から優先的に取り組むことをおすすめします。また、以下のようなRPAと相性がよい作業も事前に調べておき、自社の業務と照らし合わせて確認することをおすすめします。

2.運用ルールの整備

RPAにはトラブル対応やルールの策定と更新などの業務が必ず発生します。正しく運用し続けるためのガイドラインを作成して運用体制を構築し、部署や担当ごとに権限や責任の所在を明らかにすることが重要です。

3.開発・導入

RPAを導入して開発する方法は、ベンダーのシステムを導入して開発まで依頼する、もしくは大塚商会のように自社で開発するかの2択となります。自社にロボット開発やトラブル時に迅速に対応できる体制や人材がいるのであれば、自社開発を視野に入れるべきでしょう。一方、自社にナレッジがない状況で自社開発してしまうと、エラーの発生頻度が増加してRPAのメリットを十分に活かせなくなる可能性が高まります。ベンダーの利用と自社開発のメリット・デメリットと自社の状況を総合的に比較して、導入方法を選択しましょう。

4.テスト・検証

ベンダーと自社開発のどちらを選択しても、導入・開発後は必ず業務に適用する前にテストを行います。誤動作や見落としている動作などをチェックしましょう。

5.運用開始

運用開始後も業務効率化や生産性向上に対して効果が示されているかチェックし、改善点があれば更新する必要があります。メンテナンスや更新作業もベンダーに依頼する場合は、継続的に、かつコミュニケーションが円滑なサポートを行ってくれる業者を選ぶ必要性が高まります。