まずはERPシステムに関する基本的な理解を深めましょう。ERPシステムの概要や、代表的な機能をご紹介します。
ERPとは？機能や種類、導入のメリット・デメリットを分かりやすく解説
企業であれば例外なく、販売、生産、会計、財務といった基幹業務が発生します。経営に関わる重要な業務である一方で、単純な作業も多く、効率化が課題となっていました。さまざまな業務にテクノロジーが活用されている現在では、基幹業務もITシステムによる効率化が積極的に進められています。こちらでは、CRMやSFAとならび、ビジネスにおけるソリューションとして活用されているERPシステムについて解説します。
目次
ERPとは？
ERPシステムの基礎知識
ERPは「Enterprise Resource Planning」の略語であり、日本語では「企業資源計画」と訳されます。経営資源であるヒト・モノ・カネ・情報を一元管理し、有効活用するための考え方を指しますが、現在はERPの考え方を実現するための基幹系情報システムをERPシステムと呼ぶことが一般的です。
大企業では基幹業務による負担が大きくなる傾向があり、以前から業務効率の向上が求められていました。ERPシステムは、情報を一元管理することで部門間の情報共有を容易にし、組織内の内部統制を実現します。自社開発して実装するERPシステムだけではなく、近年はパッケージソフトやSaaS型のERPシステムも多数提供されるようになり、中小企業にとっても身近なシステムをなってきています。
ERPシステムの主な機能
ERPシステムの主な機能として「人事・給与管理」「生産管理」「管理会計」「販売管理」「購買管理」「営業管理」が挙げられます。
人事・給与管理機能は、社員情報の管理に始まり、給与計算や勤怠管理、業務上の目標管理などをカバーする機能です。生産管理機能は、生産管理の立案から、品質、原価、在庫、工程といった情報の管理、物流の監視などを実現します。管理会計機能は、財務や債権・債務、資産などの管理を行うための機能です。販売管理の機能によって、売上・請求・見積・販売在庫などの管理が可能です。購買管理機能は、発注や仕入在庫管理を効率化します。営業管理機能によって、マーケティング活動の「見える化」や顧客リスト・対応履歴の管理が可能になります。
ERPシステムの種類
ERPシステムは幾つかの種類に分類できます。分類の一般的な基準となるのは機能の充実度と導入方法です。以下では、それぞれの基準によるERPシステムの種類をご紹介します。
機能別の種類
統合型ERPシステム
経営に必要となる全ての機能を備えているERPシステムです。それぞれの業務に関して、個別のシステムを用意する必要はありません。各業務の情報が単一のシステムで一元管理できるため、データ共有が容易になります。
コンポーネント型ERPシステム
必要な機能を追加導入できるERPシステムです。多様なモジュールが用意されており、必要なタイミングで機能を拡張できます。ERPシステムは機能が増えるほど開発期間やコストが増大するため、使わない機能は導入時点で切り捨てるのが賢明です。一方で、運用しているなかで新たな機能が必要になることも少なくありません。コンポーネント型ERPシステムであれば、こうしたケースにも柔軟に対応できます。
業務システム
特定の機能に特化したシステムです。一元管理できる情報は限られるものの、導入までの期間が短くコストもリーズナブルな点が魅力といえます。一部の業務をピンポイントで効率化したい場合や、改善したい業務が明確に把握できている場合に適しているタイプです。
導入方法による種類
オンプレミス型ERPシステム
自社のサーバーやPC内にシステムを構築するERPシステムのタイプです。カスタマイズ性に優れており、自社に最適な形でシステムを組めます。自社の業務に細部まで対応したシステムが必要な場合には最適です。また、社内にデータベースが構築されるため、クラウド型に比べアクセス速度・レスポンスが早いというメリットがあります。運用やメンテナンスはベンダーやメーカーに依頼できますが、サーバーなどのインフラの管理・運用は自社で行う必要があります。
クラウド型ERPシステム
インターネットを介してサービス提供事業者が開発したシステムを使用するERPシステムです。自社内でシステムを構築する必要がなく、インターネット環境があればいつでも、どこでも使用できます。ERPシステムとして求められる一般的な機能がパッケージされているため、導入してすぐに活用できる点も魅力です。一般的に月額制の料金システムが採用されており、初期費用が低く、コスト管理がしやすい点もメリットといえます。また、サービス提供事業者が更新やメンテナンスを担当するため、運用上の手間やコストがありません。対して、基本的に細かなカスタマイズはできないため、自社の業務に合わせてオーダーメードなシステムが必要な場合は選択肢から外れます。また、インターネットを介してシステムにアクセスするため、オンプレミス型に比べアクセス速度・レスポンスが鈍くなるというリスクもあります。
ERPシステムを導入するメリット・デメリット
メリット
情報が一元管理されることで、経営の意思決定スピードの向上が期待できます。ERPシステムでは、売上データ、コストデータ、在庫データなどが可視化されており、必要な情報を任意のタイミングで参照可能です。これらの情報を駆使して経営判断を即座に下せます。経営の意思決定にはスピードが求められる機会が多々あるため、この点は大きなメリットです。
業務プロセスの大幅な効率化も、ERPシステム導入の代表的なメリットの一つとして挙げられます。各業務に対して個別のシステムを利用している場合、同じデータを別のシステムに入力しなければなりません。入力作業だけで、決して小さくないリソースが消費されてしまいます。ERPシステムの場合、入力したデータはほかの機能と連動してリアルタイムに更新されます。また、個別のシステムを利用しているケースと比較して記入箇所が少なくなるため、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎやすいのも魅力です。
デメリット
ERPシステムは製品によって搭載機能や仕様が異なるため、自社に合ったシステムを選定するのは困難です。さらに、現在は多くの事業者がERPシステムを提供しているため、選択肢が広がっています。機能の過不足やコストの問題などにより、適切ではないシステムを導入してしまうのは好ましくありません。現在では、ERPシステムの導入をサポートしてくれる企業もあるため、そうしたサポートを利用するとトラブルを回避できます。
導入に手間や時間がかかる点も問題です。特に、社員への教育の手間は無視できません。既存のシステムからERPシステムへ切り替える場合、社員は新しいシステムへの適用を求められます。業務フローの変更や、新しい操作方法の教育が必要です。変更前のシステムと操作感に大きな違いがある場合は、ERPシステムを使いこなせない社員が出てくるケースもあります。
全社的な取り組みとして、導入を推進する部署や責任者を決めるのが望ましいでしょう。
ERPシステムでビジネスの強化・最適化を実現
企業であれば、基幹業務が例外なく発生します。経営に関わる重要な業務だからこそ、効率化することが重要です。ERPシステムはそうした基幹業務の効率化を実現するため、導入すると企業内のリソースをより生産性のあるビジネスに割くことができます。ベンダーはそれぞれ特色のあるさまざまな機能が搭載されたERPシステムを提供しています。自社にメリットシステムをもたらす、最適なERPを見つけてください。
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