業務効率化と生産性向上の違いを理解して働き方改革を推進しよう

生産性向上とは

生産性の向上とは、利益を創出するために投入するヒト・モノ・カネの「経営資源」もしくは「生産要素」に対する成果（＝生産性）を高める取り組みです。生産要素には「資本生産性」、「労働生産性」、「全要素生産性」の三つに大別でき、業務効率化は労働生産性を向上させるための施策にカテゴライズされます。

それぞれの特徴をご紹介します。

業務効率化

業務効率化による一人当たりの生産性の向上が積み重なることで、事業や会社規模での生産性向上につながります。例えば、ITシステムなどを導入し工数や工程を短縮できれば従来と同じ時間でもより多くの生産量や品質の向上が見込めます。また、利益に直結しない「ノンコア業務」も効率化できれば、より少ない人員で業務を処理できるようになり、利益につながる「コア業務」に人材を集中させることも可能です。

従業員のスキルアップ

従業員一人一人のスキルアップによる業務処理時間の短縮も、一人当たりの生産性向上に直結します。さらに成長した人材を活用して新規事業を提案するなど、新たな収益確保の足がかりにもなるでしょう。ただ、従業員のスキルアップは個々の意思や能力に依存してしまいがちなため、資格取得支援制度や定期的な勉強会の実施など会社のバックアップが欠かせません。

コア業務のノウハウ・技術の蓄積

数ある業務の中でも特に事業の利益を生み出す「コア業務」のノウハウ・技術の蓄積は、普段からしっかりと行う必要があります。コア業務のノウハウ・技術を蓄積することでPDCAサイクルなどの施策を実施しやすくなり、既存の商品・サービスの改善や収益性の高いものの創造につながります。そのためには、各部署でブラックボックスになっている情報を「見える化」し、組織で情報を共有する必要があります。
いつでもどこでもアクセスでき、一元管理も容易なクラウドツールの導入が有効です。

働きやすい職場環境の構築

働く環境は従業員の作業効率やモチベーションに影響を与えます。その結果、生産性が変化する可能性があるので働きやすい職場を整備する必要があります。職場環境が悪化してしまうと、スキルの高い従業員の離職や人材不足によってノウハウ・技術が継承できずに業務効率が悪化し、生産性が低下するなどの悪影響が想定できます。「社内の雰囲気が良くない」「離職率が高い」「オフィスが整理されていない」などの職場環境に課題がある企業は、「働き方改革」の諸制度に対応できる職場を目指しましょう。

生産性向上が「長時間労働の是正」につながる

長時間労働の是正を目的とした制度には「時間外労働の上限規制」「年5日以上の有給休暇取得」などがあります。これらに対応するためには、デジタル化や人員拡充などが考えられますが、リソースは限られており、そもそも現状が人材不足であるために長時間労働の是正が困難な現場は少なくありません。業務のプロセスや方法の見直しなどによって業務効率化できれば、より低コストで高い生産性を獲得につながるため、業務効率化は厳しい状況下でも長時間労働を是正できると有効な手段の一つと考えられています。

生産性向上が「正規、非正規の格差解消」につながる

正規労働者と非正規労働者の業務範囲や責任が同じ場合、賃金も同等にしなければならない制度「同一労働同一賃金」は、企業側にとっては「非正規雇用者の人件費の増大」というリスクがあります。そのため、効率的な働き方によって生産性の向上を実現し、より少ない人数で業務を遂行できる体制を整えることで、リスクを低減する必要性も重要視されているのです。

また、業務効率化を達成するためには「業務フローの見える化」が欠かせません。業務フローの現状を正しく把握できれば、正規と非正規の業務区分の差別化も図りやすくなります。つまり、生産性の向上に取り組む過程そのものが同一労働同一賃金への対応につながるとも考えられるでしょう。

生産性向上が「多様な働き方の実現」につながる

サテライトオフィスや在宅勤務、時短勤務などを推奨する「多様な働き方の実現」の実現も生産性が向上すれば取り組みやすくなるでしょう。
さらに「オンライン商談の導入」など、業務効率化の施策も移動時間や出張旅費などのコスト削減、受注までの期間の短縮といったメリットにつながります。そのため、近年ではテレビ会議やクラウドストレージなどの導入により、さまざまな場所でより多くの業務が処理できる環境作りが活発になっています。