業務効率化と生産性向上の違いを理解して働き方改革を推進しよう

業務効率化と生産性向上は、一部の業界や職種を除く大半の企業に適用されている「働き方改革」を実現するために必要不可欠な要素です。ただ、しばしば混同されて語られることもある業務効率化と生産性向上の本来の意味は異なっており、取り組むべき内容も違います。今回は、業務効率化と生産性向上の違いを明らかにし、働き方改革の実現に深く関わる施策についても解説します。業務効率化と生産性向上の意味や違いがあいまいな方はぜひ確認してみてください。

業務効率化は生産性向上の一つの手法

生産性向上とはより大きな利益を生み出すための取り組みであり、業務効率化はその方法の一つです。
まずは、生産性向上の三分類と業務効率化が該当するカテゴリーについて解説します。

まず、業務効率化と生産性向上は同列の関係ではなく、生産性向上を実現するための施策の一つが業務効率化であることを覚えておきましょう。
既存の業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を改善して効率化に成功すれば、今まで商品やサービスを生み出すために使っていた時間の短縮が図れ、一人当たりの生産性が向上します。
また、新たに生まれた時間を有効活用することで、従来よりも大きな利益を得る取り組みにつなげられるでしょう。あくまで「業務視点」であるものの、業務効率化は生産性向上に直結する取り組みといえます。

生産性向上とは

生産性の向上とは、利益を創出するために投入するヒト・モノ・カネの「経営資源」もしくは「生産要素」に対する成果(=生産性)を高める取り組みです。生産要素には「資本生産性」、「労働生産性」、「全要素生産性」の三つに大別でき、業務効率化は労働生産性を向上させるための施策にカテゴライズされます。

それぞれの特徴をご紹介します。

資本生産性

資本生産性とは、投入した機械設備や土地に対する付加価値(粗利)の割合を示す指標です。

「生産量 or 生産額÷有形固定資産」で算出できます。

労働生産性

労働生産性とは生産したものを労働人数や労働時間などの投入量で割った指標です。

さらに労働時間生産性は、生産物の個数や重量を成果物として考え「生産量÷労働者数」で算出する「物的労働生産性」と、労働者が製品の付加価値(=粗利)を生み出しているという前提のもと「付加価値÷労働量」で算出する「付加価値労働生産性」の二種類に分けられます。

全要素生産性

資本や労働を含む投入した全ての要素に対する成果物の割合を示す指標が、全要素生産性です。

ただ、投入する全ての要素の数値化は困難なため、各要素の「変化率」を計算することで全体の増減を明らかにします。つまり「生産性全体の変化率-労働変化率-資本変化率」によって全要素生産性は算出可能です。

生産性向上のための施策

生産性向上を実現するためには、どのような施策を行う必要があるのでしょうか。業務効率化も含まれる「労働生産性」に着目し、代表的な生産性向上の方法を紹介します。

業務効率化

業務効率化による一人当たりの生産性の向上が積み重なることで、事業や会社規模での生産性向上につながります。例えば、ITシステムなどを導入し工数や工程を短縮できれば従来と同じ時間でもより多くの生産量や品質の向上が見込めます。また、利益に直結しない「ノンコア業務」も効率化できれば、より少ない人員で業務を処理できるようになり、利益につながる「コア業務」に人材を集中させることも可能です。

従業員のスキルアップ

従業員一人一人のスキルアップによる業務処理時間の短縮も、一人当たりの生産性向上に直結します。さらに成長した人材を活用して新規事業を提案するなど、新たな収益確保の足がかりにもなるでしょう。ただ、従業員のスキルアップは個々の意思や能力に依存してしまいがちなため、資格取得支援制度や定期的な勉強会の実施など会社のバックアップが欠かせません。

コア業務のノウハウ・技術の蓄積

数ある業務の中でも特に事業の利益を生み出す「コア業務」のノウハウ・技術の蓄積は、普段からしっかりと行う必要があります。コア業務のノウハウ・技術を蓄積することでPDCAサイクルなどの施策を実施しやすくなり、既存の商品・サービスの改善や収益性の高いものの創造につながります。そのためには、各部署でブラックボックスになっている情報を「見える化」し、組織で情報を共有する必要があります。
いつでもどこでもアクセスでき、一元管理も容易なクラウドツールの導入が有効です。

働きやすい職場環境の構築

働く環境は従業員の作業効率やモチベーションに影響を与えます。その結果、生産性が変化する可能性があるので働きやすい職場を整備する必要があります。職場環境が悪化してしまうと、スキルの高い従業員の離職や人材不足によってノウハウ・技術が継承できずに業務効率が悪化し、生産性が低下するなどの悪影響が想定できます。「社内の雰囲気が良くない」「離職率が高い」「オフィスが整理されていない」などの職場環境に課題がある企業は、「働き方改革」の諸制度に対応できる職場を目指しましょう。

働き方改革には業務効率化による生産性向上が不可欠

働き方改革の大きな柱である「長時間労働の是正」「同一労働同一賃金」「多様な働き方の実現」は、既に中堅・中小企業にも適用されています。

大規模な設備導入による自動化などが困難な企業は、業務効率化による生産性向上が特に不可欠といえます。その具体的な理由を解説します。

生産性向上が「長時間労働の是正」につながる

長時間労働の是正を目的とした制度には「時間外労働の上限規制」「年5日以上の有給休暇取得」などがあります。これらに対応するためには、デジタル化や人員拡充などが考えられますが、リソースは限られており、そもそも現状が人材不足であるために長時間労働の是正が困難な現場は少なくありません。業務のプロセスや方法の見直しなどによって業務効率化できれば、より低コストで高い生産性を獲得につながるため、業務効率化は厳しい状況下でも長時間労働を是正できると有効な手段の一つと考えられています。

生産性向上が「正規、非正規の格差解消」につながる

正規労働者と非正規労働者の業務範囲や責任が同じ場合、賃金も同等にしなければならない制度「同一労働同一賃金」は、企業側にとっては「非正規雇用者の人件費の増大」というリスクがあります。そのため、効率的な働き方によって生産性の向上を実現し、より少ない人数で業務を遂行できる体制を整えることで、リスクを低減する必要性も重要視されているのです。

また、業務効率化を達成するためには「業務フローの見える化」が欠かせません。業務フローの現状を正しく把握できれば、正規と非正規の業務区分の差別化も図りやすくなります。つまり、生産性の向上に取り組む過程そのものが同一労働同一賃金への対応につながるとも考えられるでしょう。

生産性向上が「多様な働き方の実現」につながる

サテライトオフィスや在宅勤務、時短勤務などを推奨する「多様な働き方の実現」の実現も生産性が向上すれば取り組みやすくなるでしょう。
さらに「オンライン商談の導入」など、業務効率化の施策も移動時間や出張旅費などのコスト削減、受注までの期間の短縮といったメリットにつながります。そのため、近年ではテレビ会議やクラウドストレージなどの導入により、さまざまな場所でより多くの業務が処理できる環境作りが活発になっています。

業務効率化・生産性向上のご相談は大塚商会へ

業務効率化と生産性向上のためには、ITツールの導入が有効です。正しく導入・運用できれば、複数の業務の効率化が図れるなど、高い費用対効果も期待できます。一方、企業や職場環境は千差万別で、それぞれの環境に適したツールの導入しなければ業務効率化に失敗してしまうリスクが高まってしまいます。

大塚商会では、文書管理、経理、会議システム、業務管理など、幅広い業務に対応したITツールを利用したソリューションをご提供しています。業務効率化・生産性向上に取り組む際は、ぜひ大塚商会にご相談ください。

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