2022年1月1日から施行された改正では、電子保存要件（保存方法）の緩和や事前申請の廃止など「国税関係帳簿書類（国税関係帳簿・国税関係書類）」の保存のあり方が大きく変わりました。
法律に則った電子データの保存、また業務効率の向上のため、電子帳簿保存法の改正ポイントを把握しましょう。
電子帳簿保存法の改正で事前申請が必要になるケースと手続きの流れ
電子帳簿保存法が改正され、2022年1月1日より施行されました。改正されたポイントの中には、電子化したデータの保存要件や申請の有無に関わるものが含まれているので、多くの企業や事業者は把握しておく必要があります。
改正された点において特に注目すべきなのは、要件緩和が行われ、これまで必要だった事前申請がほぼ不要になったことです。しかし全て不要になったわけではありません。正しく申請できるよう、承認申請書類の概要や改正されたポイントと申請が必要なケースを具体的に解説するのでこの機会に理解しておきましょう。
目次
電子帳簿保存法改正の基礎知識
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、国税関係の書類を電子データ（電磁的記録）化して保存する方法を定めた法律のことです。1998年に制定され、書類作成や管理における手間を省き、業務の効率化につなげる理由から改正を繰り返し、電子データ化できる書類の範囲を広げるよう整備され続けてきました。
2022年1月1日施行の電子帳簿保存法改正のポイント
電子帳簿保存法の改正における大きなポイントは、これまで必要だった申請の廃止や要件の緩和です。これらの改正により、電子データとして保存する際の手間や負担が大きく軽減されました。
税金関係の書類を電子データ化して保存する際の事前承認申請の廃止
改正前までは税務署長の事前承認が3カ月前までに必要でした。
保存した電子データの検索要件を三つに限定
三つの必須要素とは日付・取引金額・取引先のことで、保存した電子データをこれら三つの必須要素で検索できるようにします。
スキャナ保存するための必須要素の廃止
改正前までは、不正防止のため規程の作成や相互けん制が必要でした。また3営業日以内に付与しなければならなかったタイムスタンプの付与期間が延長され、7営業日以内または最長約2カ月の業務終了後、7営業日以内に付与すればいいこととされました。
電子データ化する帳簿の必須要素の緩和
電子データ化して保存するための必須要素が、8項目から3項目に減りました。ただし従来の8項目を全て満たす場合は「優良」な電子帳簿とされ、「過少申告加算税」の軽減措置が受けられます。
| 保存要件 | 改正前 | 改正後 |
|---|---|---|
| 1.電子データに訂正・削除などの加工を加えた場合、 それらの操作が記録として残されるシステムで保存すること | ○ | |
| 2.通常の業務処理期間を過ぎた後に入力した場合、 入力した日付がわかるシステムで保存すること | ○ | |
| 3.電子データ化した帳簿とほかの帳簿の関連性を確認できること | ○ | |
| 4.システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、 操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること | ○ | ○ |
| 5.保存場所に、パソコンなどの電子計算機・プログラム・ ディスプレイ・プリンターおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、 形式や見た目を整理した状態で、画面や書面などに速やかに出力できるようにしておくこと | ○ | ○ |
| 6.A：取引年月日、取引金額、取引先の記録項目により検索できる | ○ | |
| 7.B：日付または金額の範囲指定により検索できる | ○ | |
| 8.C：二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により記録できる | ○ | |
| 9.保存義務者が、税務職員の質問検査権に基づく電子データの ダウンロードや提示の求めに応じられるようにしておくこと | ○ |
- ＊ 出典：
電子帳簿保存法改正で申請が必要になる主なケース
電子帳簿保存法改正により、これまで必要だった多くの申請が原則的に廃止になりました。しかし全てにおいて申請が不要になったわけではなく、該当する場合は引き続き税務署への申請が必要です。
2022年1月1日以前に作成した書類を電子データ化して保存する場合
電子帳簿保存法の改正が適用されるのは、2022年1月1日以降に作成されるデータです。改正後は税務署長の承認がなくても書類を電子データ化して保存できますが、「2022年1月1日以前に作成した重要書類」をスキャナ保存する場合は、事前に届け出が必要です。
重要書類とは金銭や物流に直接関わる書類のことで、契約書・納品書・請求書・領収書などが該当します。一方、見積書や発注書といった取引が確定していない段階でやりとりする書類などは「一般書類」となることも覚えておきましょう。
「過少申告加算税」の軽減措置のために申告する場合
過少申告加算税とは、過小に納税申告をした場合にペナルティとして加算される税金のことです。税務署の調査が入った後に発覚または申告した場合は「過少申告加算税」がかかりますが、税務署の調査が入る前で調査による更正を予知されたものでない場合であれば「過少申告加算税」はかかりません。
通常「過少申告加算税」は、追徴税額と50万円とのいずれか多い金額までの部分には10％。追徴税額と50万円とのいずれか多い金額を超える部分には15%課税されます。また、「優良」な電子帳簿の場合は、「過少申告加算税」の軽減措置を申告でき、過少申告加算税が5％軽減されます。
自社システムを用いてスキャナ保存や電子データ保存を行う場合
申請ではありませんが、自社開発した独自のシステムを用いてスキャナ保存・電子帳簿の保存・電子取引データの保存を行う場合は、保存要件を満たすかどうか確認してもらうことができます。
税務署および国税局に相談窓口が設けられており、自社システムを使用する場合は念のため確認してもらうことをおすすめします。市販のシステムを使用する場合は、「公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）」の認証マークがついたシステムを利用すれば安心です。
電子帳簿保存法改正に基づく申請書を提出する流れ
前章で述べたうちの二つのケースに該当し申請する場合は、国税庁の公式サイトからダウンロードした書類に必要事項を記載して送付します。郵送やe-Taxソフトにも対応しているため、早めに申請しましょう。
STEP1：「国税庁」の公式サイトから書類をダウンロードする
2022年1月1日以前の書類をスキャナ保存する場合は、該当の書類をダウンロードして必要事項を記載します。
国税庁の公式サイトからダウンロードする書類は、「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出書（過去分重要書類）」です。また過少申告加算税の特例の適用を受ける場合は「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等に係る過少申告加算税の特例の適用を受ける旨の届出書」をダウンロードして記載します。
STEP2：管轄の税務署長宛てに提出する
提出方法は管轄の税務署に持参、郵送、e-Taxソフトを使ってアップロードする三通りがあります。e-Taxを法人で利用する場合は、利用者識別番号の取得手続きが必要です。手数料はかからないため、今後も利用する可能性がある場合はこれを機に番号を取得しておきましょう。
改正電子帳簿保存法には申請が必要なケースも
2022年1月1日に施行された電子帳簿保存法の改正により、これまで電子データ化して保存するために必要だった申請がほぼ不要になりました。しかし以下2点においては引き続き申請もしくは申告が必要です。
- 2022年1月1日以前に作成し、紙で保存している書類を「スキャナ保存」したい場合
- 納税申告に誤りがあることがわかった場合
特に納税申告に誤りがあることがわかった場合は、税務調査が入る前に申告すれば「過少申告加算税」がかからないため早めの申請が大切です。また、経理や会計のペーパーレス化を図る際、現在や将来だけでなく、過去に作成・受領した請求書等や仕訳帳といった「帳簿書類」のデジタル化が必要になるケースも想定できます。
いざというときに円滑にDXを促進できるよう、対象となる場合や電子帳簿保存法で「義務化」と「緩和」された法的要件、改正内容などをしっかりと準備しておきましょう。
本記事の監修者
岡 和恵
大学卒業後、2年間の教職を経てシステム会社に入社。
システム開発部門でERP導入と会計コンサル、経理部門での財務および税務会計を経験。
税理士、MBA、CFPなどを取得。
2019年より税理士事務所を開業。会計・税務の豊富な実務経験と知見を活かし、税理士業務のほか監修者としても活躍中。
保有資格
・税理士・CFP
関連記事