EDIデータの扱い・保存要件は電子帳簿保存法の改正でどう変わる？

EDIとは？

EDIとは、商取引で発生する証憑（しょうひょう）などを専用回線などを使って電子化し、やり取りすることをいいます。「Electronic Data Interchange」の略で「電子データ取引」や「電子データ交換」という意味があります。EDIを利用すれば、商取引などでやり取りする注文書や請求書の授受および出荷の手配などを一括で行うことができます。

証憑とは、発注書・納品書・請求書など取引や契約の成立を証明する書類のことです。取引を行う双方が証憑のデータ変換システム（EDIシステム）を準備し、双方のシステム同士で直接証憑のデータをやり取りします。

EDIの主な種類

EDIは、データの送信側と受信側の双方で運用ルールを定める必要があります。導入しているシステムが双方で異なっていても、円滑に運用するためです。運用ルールで定める項目は、通信方法・データ形式・識別コードなどがあります。

EDIの保存方法

電子帳簿保存法の改正により、EDIの取引データは「電子データでの保存」が義務付けされました。電子帳簿保存法では、各税法で保存が義務付けられている帳簿書類のうち一定の条件に当てはまる場合は、電子データでの保存を義務付けることを定めた法律です。この法律には、電子データを保存するための要件やルールが記載されています。

従来は認められていた「EDI取引の明細などを紙に出力して保存」が不可となるため注意が必要です。2022年1月から既に施行されていますが、適用準備を考慮し2年間の猶予期間が設けられています（2023年12月末まで）。

「電子データ保存」はすべての企業が対象で、保存期間は原則7年間です（10年間の保存が必要なケースもあります）。保存場所は、取引に関わるユーザーがそれぞれ用意した自社サーバーなどで、EDIシステムのクラウド上で保存できる場合は、ユーザーごとにデータを保存する必要はありません。

EDIの保存要件

「電子帳簿保存法」の施行規則には保存要件が定められており、「真実性の確保」と「可視性の確保」の二つを満たすことが求められます。

EDI取引データの電子保存の事前承認は不要

電子保存を行うために、所轄税務署長の事前承認は不要です。電子帳簿保存法の改正前までは必要でしたが、改正後は要件さえ満たせば直ちに電子データによる保存・管理に移行できます。

暗号化したデータは双方のデータ保存が必要

EDIで暗号化したデータをやり取りする場合、暗号化前のデータ（送信者側）と復号化したデータ（受信者側）双方の保存が必要です。また取引データに複数回の修正を加えた場合は、修正後の最終的な取引データのみ保存すればよいとされています。

ただし見積書などの場合は、前の見積書に変更を加えて最新の見積書として交付することがあるでしょう。その場合、前の見積書も一度確定させているため、最新の見積書だけではなく前の見積書のデータも送信者側と受信者側で保管する必要があります。

「電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）」（国税庁・PDF）