電子帳簿保存法改正で中小企業も対応必須！ 電子取引の概要と保存要件

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、各法令により原則的に紙媒体での保存が義務付けられている国税関係帳簿書類について、一定の要件を満たした場合に電磁的記録（電子データ）の形式の保存も認める法律です。

電子帳簿保存法で定められている電子データの保存方法は、大きく分けて3種類あります。

電子帳簿保存法改正のポイント

電子帳簿保存法は1998年に施行されて以降、何度も法改正が行われましたが、この度2022年1月に施行された改正には大きな変更点があります。従来の改正は要件緩和がほとんどでした。しかし今回の改正では要件緩和に加え、一定の取引における要件強化、かつ電子データ保存の義務化が定められました。

電子取引と他の保存区分の違い

電子帳簿保存法における「電子帳簿等保存」と「スキャナー保存」は義務ではありません。これらはあくまで任意であり、2024年1月1日以降も、従来のまま紙ベースでの保存等、およびプリントしての保存も認められます。ただし「電子取引」において授受した取引データの保存は義務のため、大企業・中小企業問わず対応策が必須です。

電子取引とは？

授受した電子データの保存が義務となる電子取引とは、電磁的方式によって取引情報の授受を行う取引のことです。電子データ保存の対象は、具体的には注文書・契約書・送り状・見積書・領収書などが該当します。

電子取引の主な例

電子取引とは具体的には以下のようなものを指します。

電子取引の保存要件

電子取引において授受した取引データを保存するには、真実性と可視性を共に確保する必要があります。

真実性の確保

真実性を確保するためには四つの要件のうち、いずれかを一つ以上行う必要があります。

可視性の確保

可視性を確保するためには、三つの要件を全て満たす必要があります。

出典：「電子帳簿保存法が改正されました」（国税庁・PDF）

紙もなるべく電子化して自社の保存スペースへ

義務ではありませんが、書類を紙媒体で印刷するのではなく、画像データ化してストレージに保存する対応を心がけましょう。既に紙で保存している書類も、スキャンして画像データ化しストレージに保存します。

すると他の電子データとまとめて管理できるようになり、書類管理の業務効率向上につながります。電子データの保管場所には、電子帳簿保存法に対応したストレージやサービスを導入するのがおすすめです。

書類に関連する業務を一気通貫でデジタル化する

電子データ化に併せ、書類の受領や収集、保管だけでなく、申請・承認の工程もデジタル化しておきましょう。PCやスマートフォンから申請、承認処理できるようになり、社内業務のスピード向上につながります。また電子データが会計ソフトの明細とひも付けることができると、経理業務も効率化できます。