これまで、領収書を含む国税関係書類を電子データ化して保存するには、事前承認やタイムスタンプの速やかな付与など、大きな負担がかかっていました。しかし2021年に行われた改正では、デジタル化の普及や書類管理の負担を軽減させる目的から、電子データ化に伴う負担が大幅に軽減されました。
電子帳簿保存法改正に対応した領収書の保存方法・要件は？
国税関係書類の保存方法について定めた「電子帳簿保存法」は、全ての書類の保存義務者が遵守しなければならない法律です。
国税関係書類の中には領収書も含まれるため、保存義務者は保存方法や要件を把握する必要があります。2022年1月1日から施行された同法律は大きく改正されており、領収書などを保存するための方法や要件が細かく定められています。方法と要件を把握すると同時に、保存方法が義務づけられるものとそうでないものついても明確に判断する必要があるでしょう。
そこで今回は、身近な領収書を電子化してデータ保存する方法やペーパーレス化につながるなどのメリットについて解説します。
目次
領収書に関する電子帳簿保存法改正のポイント
電子帳簿保存法とは？
国税に関係する帳簿書類を電子データ（電磁的記録）化して保存する方法を定めた法律です。
- 帳簿
- 決算書の基となる取引記録を集めたものです。仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳などが該当します。
- 書類
- 1998年に定められ、書類作成や管理における手間を省き業務効率化につなげるため、改正を繰り返し電子データ化できる適用可能な事業者の範囲を広げていきました。
領収書を電子データ化して保存するには、紙の領収書をスキャナ保存する方法と、電子データの領収書を紙で出力せずそのまま保存する方法と2通りあります。
領収書の電子データ化に関して電子帳簿保存法改正で変わったこと
2022年1月1日に改正電子帳簿保存法が施行され、対応に大きな変更が加わりました。
領収書を電子データ化して保存するための事前承認申請が不要になった
改正前までは、電子データ化する3カ月前までに、所轄の税務署長の承認が必要でした。ただし2022年1月1日以前に作成された領収書に関しては、スキャナー保存する場合は所轄の税務署長の承認が必要です。
紙の領収書を電子データ化するための要件が緩和された
まず、保存した電子データの検索要件が、取引年月日、取引金額、取引先の三つとなりました。さらに、改正前までは必須だった不正防止のため規程の作成や相互けん制が廃止されました。加えて、必要となるタイムスタンプの付与期間が延長されました。改正前までは書類を授受してから3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありましたが、改正後は書類を授受してから、7営業日以内または最長約2カ月の業務後、7営業日以内に付与すればよいとされました。
電子取引による領収書は電子データのまま保存することが義務付けられた
電子データをプリントアウトして紙で保存することが認められなくなりました。全ての企業が義務化に対応できるよう、2023年12月末まで猶予期間が設けられています。
電子帳簿保存法改正に則った領収書の保存要件
領収書は、紙ベースで授受する場合と電子データの状態で授受する場合があります。紙ベースで授受した場合は、義務ではありませんがスキャナー保存ができます。また電子データの状態で授受した場合は電子データの保存が義務です。それぞれ適切な方法で保存するためには、則るべき要点を満たす必要があります。
スキャナー保存の要件
スキャナー保存の対象書類は、取引相手から紙で受け取った書類や自社が作成して取引相手に交付した書類の写しです。紙の領収書をスキャナーで読み取って電子データ化する場合、用紙がA4サイズ以下かつ一般書類に分類されるものなら、条件を満たしたスマートフォンやデジタルカメラでもスキャナーとして使用できます。
スキャナー保存できる書類は以下のように一般書類と重要書類に分けられており、領収書は重要書類に該当します。
電子取引で授受した国税関係書類の取引データを紙で出力し保存している
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|---|---|---|
| 重要書類 | 資金や物の流れに直結・連動する書類写しも含まれる | 例：契約書、領収書、請求書、納品書 |
| 一般書類 | 資金や物の流れに直結・連動しない書類写しも含まれる | 例：検収書、入庫報告書、貨物受領書、見積書、注文書、契約の申込書 |
出典：「はじめませんか、書類のスキャナ保存」（国税庁・PDF）
また領収書をスキャナー保存するための事前の手続きや届け出は不要です。（2022年1月1日以前に作成された領収書は届け出が必要）スキャナーで読み取ったデータは以下の表に記載された要件を満たして保存する必要があります。
| 重要書類 | 一般書類 | |
|---|---|---|
| 入力期間の期限 | 「業務処理サイクル方式」 「早期入力方式」 | 【適時入力方式】 適時に入力（注） |
| 一定水準以上の解像度 およびカラー画像による 読み取り |
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| タイムスタンプの付与 | 「一般財団法人 日本データ通信協会」が認定する業務におけるタイムスタンプを入力期間中に付与する
| |
| 読み取り情報の保存 | 読み取った電子データの解像度、階調および国税関係書類の大きさに関する情報を保存すること
| 読み取った書類の大きさに関する情報の保存は不要（注） |
| バージョン管理 | 国税関係書類における、電子データの記録について訂正または削除を行った場合、これらの動作が行われた記録が残り、かつ確認できるシステムを使用すること 国税関係書類における電子データの記録事項について、訂正または削除ができないシステムを利用すること | |
| 入力者等情報の確認 | 国税関係書類における記録事項の入力を行う者またはその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくこと | |
| 帳簿との相互関連性の確保 | 国税関係書類における電子データの記録と、国税関係帳簿の記録との間において、相互にその関連性が確認できるようにすること | |
| 見読可能装置の備え付け等 | （1）14インチ（映像面の最大径が35cm）以上のカラーディスプレイおよびカラープリンターならびに操作説明書を備え付けること イ：整理整頓されている | グレースケールで保存する場合は、カラー対応のプリンターを設置する必要はない（注） |
| 電子計算機処理システムの概要書等の備え付け | 電子データを保存するための、パソコンや専用ソフトなどの電子計算機処理システムにおいて以下の書類を備え付けること
| |
| 検索機能の確保 | 電子データの記録事項では、次の要件による検索ができるようにすること
| |
- （注）電子データをスキャナー保存した場合、電子データの作成および保存に関する事務手続きについて明らかにした書類を備え付けること（事務手続きには責任者が定められていること）
電子取引の保存要件
メールに添付されたPDFの領収書やWeb上で表示される電子領収書など、電子取引にて授受した領収書は、電子データで保存することが義務づけられています。また保存するときには以下の「真実性の確保」と「可視性の確保」二つの要件を満たす必要があります。
真実性の確保
真実性とは、情報に訂正や削除などの加工を加えていない、または加えたときに記録が残るようにしている状態を指します。真実性を確保するには、四つの要件のうちいずれかを行います。
- タイムスタンプを付してから取引情報の授受を行う
- 取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付けるとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく
タイムスタンプの付与期間は取引情報の授受後7営業日以内、または最大2カ月以内の業務手続き終了後から7営業日以内 - 記録事項の訂正・削除を行った場合、これらの操作内容が確認できるシステム、または記録事項の訂正・削除ができないシステムを使用して取引情報の授受および保存を行う
- 正当な理由がない訂正・削除の防止のため、事務処理規程を定めたうえで運用を行う
可視性の確保
可視性とは、検索して必要時にデータをすぐに閲覧・確認できる状態にあることを指します。可視性を確保するには、三つの要件を全て満たす必要があります。
- 保存場所に、パソコンなどの電子計算機・プログラム・ディスプレイ・プリンターおよびこれらの操作マニュアルを備え付けること
また操作マニュアルは、形式や見た目を整理した状態で、画面や書面などに速やかに出力できるようにしておくこと - データを保存する電子計算機処理システム（パソコンなど）のヘルプや説明書、概要書を備え付けること
- A～Cの検索機能を確保すること
A：取引年月日、取引金額、取引先の記録項目により検索できる
B：日付または金額の範囲指定により検索できる
C：二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できる
保存義務者が、税務職員の質問検査権に基づく電子データのダウンロードや提示の求めに応じられる場合は、検索要件のうちBとCの対応は不要
さらに、保存義務者が小規模な事業者で、税務職員による質問検査権に基づく電子データのダウンロードや提示の求めに応じられる場合は、全ての検索要件が不要
小規模な事業者とは、電子取引が行われた日が含まれる年の前々年の1月1日から12月31日までの期間（基準期間）の売上高が1,000万円以下の事業者を指す
領収書を電子保存するメリットと注意点
紙ベースの領収書をスキャナー保存することは必須ではありません。しかし、スペースの有効活用や書類管理の負担軽減などのメリットから、できるだけスキャナー保存による電子データ化をおすすめします。
メリット
事務所内のスペースを節約できる
要件を満たし電子データで保存した後は、領収書の原本を破棄できます。領収書の原本は原則7年間保存する必要があるため、保存するための広いスペースが必要でした。それらのスペースが不要になり、広い事務所や倉庫を借りる必要がなくなるため家賃削減にもつながります。
経理の負担を削減できる
紙の領収書を確認するために出社する必要がなくなります。領収書が全て電子データ化されれば、テレワークで行える経理の業務が増えるでしょう。また数年前の書類をさかのぼって探す手間や管理する手間が大幅に削減できます。
コストカットにつながる
領収書の送付代、用紙代、印刷代、領収書をファイリングするためのバインダー代など、紙の領収書の発行・保管にかかるさまざまなコストが削減できます。
環境問題の解決に貢献できる
環境問題が深刻化している影響から、CSR（企業の社会的責任）が重視されています。紙の使用を削減すれば、環境問題の解決に貢献しているとして企業イメージの向上につながります。
セキュリティ対策につながる
紙の領収書を保存している場合、紛失や盗難に遭い情報漏えいにつながる可能性があります。しかし高度なセキュリティが施されたクラウドやソフトを使用すれば、情報漏えいに遭う危険性が大幅に下がります。
注意点
2022年1月1日以降に作成された領収書のスキャナー保存に関しては、所轄税務署長からの事前承認は不要です。しかし2021年12月31日までに作成された領収書（重要書類）をスキャナー保存する場合は、税務署長への事前承認申請が必要なため注意してください。事前承認を受けるには、国税庁公式サイトから申請用紙をダウンロードし、必要事項を記載して提出します。
紙ベースの領収書はスキャナー保存による電子データがおすすめ
改正電子帳簿保存法では、領収書は紙ベースまたは電子データの状態で保存できることとされています。しかし領収書全てが、どちらの方法で保存してもいいというわけではありません。メールやクラウドサービスなど、電子取引で授受した領収書は電子データのままの保存が義務です。一方、紙ベースで授受した領収書に限っては、紙のまま保管できます。しかしスペースの有効活用や書類管理の負担軽減などのメリットから、スキャナー保存で電子データ化して保存することをおすすめします。
本記事の監修者
岡 和恵
大学卒業後、2年間の教職を経てシステム会社に入社。
システム開発部門でERP導入と会計コンサル、経理部門での財務および税務会計を経験。
税理士、MBA、CFPなどを取得。
2019年より税理士事務所を開業。会計・税務の豊富な実務経験と知見を活かし、税理士業務のほか監修者としても活躍中。
保有資格
・税理士・CFP
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