2022年施行の電子帳簿保存法の改正ポイントと企業の対応

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、一定の条件を満たした書類を電子データ化して保存する方法を定めた法律です。書類とは、損益計算書・領収書等・請求書等の国税関係帳簿書類を指しています。法律は1998年に定められ何度も改正を繰り返し、納税者が電子帳簿を保存しやすいようになりました。

電子データ化を推進することで、書類作成や管理における手間を省き業務効率化につなげることが目的です。2022年1月に施行された法改正により、2023年12月までに電子データで保存できるよう環境整備が必須となるため、早めに準備を進めることが望ましいでしょう。

電子帳簿を保存するときは、最低でも以下三つの要件を満たせばよいとされています。

出典：「電子帳簿保存法が改正されました」（国税庁・PDF）

また電子データ化できる対象の書類は3種類に区分けされ、それぞれ定められた要件に則って保存します。

電子帳簿保存法の区分1：電子帳簿等保存

一貫してパソコン機器を用いて作成した書類は、電子データのまま保存できます。対象は、全てのパソコン機器を用いて作成したデータで、具体的には損益計算書・貸借対照表などの国税関係帳簿書類が該当します。

一部手書きで作成したデータは電子データ化して保存できないため注意が必要です。

電子帳簿保存法の区分2：スキャナー保存

紙で発行、または取引先から受け取った書類の控えは、スキャナーで読み込んで電子データ化し、保存できます。書面を電子データ化するには、スキャナーのほか条件を満たしていればスマートフォンやデジタルカメラで撮影して保存することもできます。

スキャナー保存ができる対象は、取引先から受け取った書類、自社で作成し取引先に交付した書類の写しです。具体的には以下のように、二つの書類区分に分けられています。

2022年1月1日以降に発行した書類をスキャンして保存する場合は、特に必要な手続きはありません。ただしスキャナー保存するためには、以下のように定められた要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法の区分3：電子取引データの保存

電子取引の際に、取引先から受領したデータおよび自社で作成したデータは電子データのまま保存することが義務付けられます。対象は全てのパソコン機器を用いて作成したデータで、契約書・見積書・納品書・請求書などの控え等が該当します。

一部手書きで作成したデータは電子データ化して保存できないため注意が必要です。電子データ化するにあたって、特に必要な手続きなどはありません。

電子帳簿等保存にかかわる主な改正ポイント

スキャナー保存にかかわる主な改正ポイント

スキャナーによるデータ保存するための、タイムスタンプ要件と検索要件が以下のように緩和され、重加算税に関するルールが整備されました。

電子取引データの保存にかかわる主な改正ポイント

電子データ化するためのタイムスタンプ要件と検索要件が緩和され、重加算税に関するルールが整備されました。

スキャナー保存の改正ポイントと同趣旨の改正が行われた

一定の条件を満たしていれば、検索要件の全てが不要になる

• 一定の条件とは、前々年の売上高が1,000万円以下であること（小規模な事業者）、帳簿書類・領収書・請求書といった書類のダウンロードができるなど、税務職員からの要請に応じられること

適正な保存を証明するための措置の見直し

• 電子取引にかかわる電子データを、紙に出力して保存することが原則不可になる
• 電子データ化した内容に不正があった場合に、申告漏れ等に課される重加算税が10％加算される

導入しているシステムの見直し

改正に伴い、要件を満たすような専用システム・ソフトを導入しているか見直しましょう。

電子帳簿の保存要件概要を満たしているか

少なくとも、電子帳簿を保存するシステムのシステム関係書類、パソコンやプリンターなどの操作マニュアルを備え付け、税務職員からの電子データのダウンロードや提示を求められた際に対応できるようにする必要があります。

スキャナー保存制度で求められる主なシステム要件を満たしているか

保存データに対し訂正または削除を行った場合に、それらの行動が記録され確認できる状態であることが必要です。また検索要件に対応しており、税務職員による質問検査権に基づき取引データをダウンロードし提示できる状態である必要があります。

電子取引で求められる主なシステム要件を満たしているか

授受した取引情報に対し、速やかにタイムスタンプを付与できる状態である必要があります。

スキャナー機能付きのプリンターを設置する

スキャナー保存するには、以下の要件を満たしたスキャナー機器が必要です。