e-文書法と電子帳簿保存法の違いは？適用時に優先して理解すること

e-文書法の概要

従来法令により、国税関係帳簿書類などの法定保存文書は、紙での保存が義務付けられています。e-文書法は、それら法定保存文書を電子データで保存することを容認する法律で、通則法と整備法の総称です。

通則法は、法定保存文書を電子的に保存するための共通事項がまとめられており、整備法は、通則法のみでは賄うことができない場合の、規程整備を行う役割を持っています。

e-文書法の要件

e-文書法に沿って電子データで保存するには、以下の要件を満たす必要があります。

対象範囲の違い

e-文書法と電子帳簿保存法では対象となる文書の範囲が異なります。

e-文書法の対象書類は、厚生労働省または財務省・国税庁が所管している法令により保存が義務付けられた法定保存文書を指し、高度な見読性を確保することが必要な書類は対象外です。例えば毒物または運搬する毒物劇物の名称や、事故時の応急の措置の内容を記載した書面などが該当します。

一方で電子帳簿保存法は国税関係帳簿書類が対象です。電子帳簿保存法は、e-文書法の中の一つという位置付けです。

電子データで保存する場合の要件の違い

e-文書法の保存要件は見読性・完全性・機密性・検索性の四つです。また電子取引によって授受した電子データを保存する場合、電子帳簿保存法における保存要件は、真実性と可視性の二つです。

真実性とは高い証明力のことを指し、書類の授受から一定要件でのスキャン電子化、廃棄に至るまでのプロセスおよび電子データへの改変や、消去の抑止が必要です。また可視性は、税務調査が適切に行えるように検索性と見読性が規定されています。

具体的には、書類を電子データ化する際には以下の要件を満たすことが求められます。

電子帳簿保存法の内容を理解する

財務関連の担当者においては、まず電子帳簿保存法の内容を優先的に理解しましょう。というのも各企業や事業者が取り扱う国税関係帳簿書類の電子データ化は、電子帳簿保存法で定められているためです。

e-文書法は、保存が義務付けられている全ての書類の基本的要件について言及しているため、範囲が広く把握するのは大変です。

優先的に行う電子帳簿保存法の対応