電子帳簿保存法におけるメール保存の方法とは？保存要件とポイント

電子メールによる取引とは？

電子帳簿保存法で定められている保存対象の中には、電子メールによる取引も含まれています。具体的には、調達や購買に関する見積り、発注、受注、納品、請求および支払いなどに関する一連の業務で発生する書類をメールで授受することを指します。

電子メールは、電子帳簿保存法で定めている3種類ある保存区分のうち、電子取引データの保存区分に該当します。取引情報を保存する必要があるため、取引情報や添付した取引情報ファイルに関係する内容がメール本文に記載されている場合は、それらメールの本文も保存対象です。また、内容がPDFファイルに記載されている場合は該当のPDFファイルも保存します。

電子メールの保存に関する電子帳簿保存法の改正内容

2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正により、電子メールや取引に関する添付ファイルは、サーバーまたはクラウドストレージ、ハードディスク、CD、DVD、磁気テープなどに電子保存することが必須になりました。

改正前は、メールに添付された注文書や領収書のPDFファイルを印刷して紙ベースで保存することが認められていました。しかし今回の改正から、紙で出力し保存することが認められません。

電子取引データの保存

電子取引とは、書類に通常記載される事項を、メールなど電子データのやり取りにより行う取引を指します。そして電子的に受領した取引情報は、電子保存することが義務付けられています。電子保存する取引情報とは、注文書・契約書・送り状・見積書・請求書・領収書などです。

電子取引による保存要件

電子取引で受領した取引情報を保存するには、「真実性の要件」と「可視性の要件」を共に満たす必要があります。具体的にどのような措置を行えば満たしたことになるかを確認し、電子メールの保存に適応させると良いでしょう。

満たすべき真実性の要件と可視性の要件は以下の表の通りです。

真実性の要件

以下四つのうち一つ以上を満たせばよい

可視性の確保

以下三つの要件を全て満たす必要がある

出典：「電子帳簿保存法が改正されました」（国税庁・PDF）

データの管理を適切に行うシステムを導入する

電子メールおよび授受した取引情報を保存するため、電子取引でのデータ量が多くなってきたら、電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスなどのシステムを導入しましょう。導入するシステムには、保存したデータの訂正や削除をした場合に記録が残る、または訂正や削除ができないことが条件です。

対象データを検索できる状態にしておく必要がある

電子帳簿保存法により、データを複数の要件で検索できる状態にしておく必要があります。複数の要件とは取引日・金額・取引先名などがあり、これらの項目で取引情報が検索できるようにする必要があります。

検索してデータを閲覧できる状態にする必要があるため、電子メールを授受してそのまま残しておくだけでは不十分な可能性があります。

ただし保存義務者が小規模事業者で、税務職員のダウンロードの求めに応じることができる場合は、全ての検索項目が不要です。

法令で定められている保存期間の満了まで保存する

電子メールおよび添付ファイルを含む、電子取引に関わるデータは、原則7年間の保存期間が定められています。保存期間は、事業年度の確定申告書の提出期限翌日から数えます。