電子帳簿保存法に対応した経費精算書の保存方法と注意点

経費精算書類は国税関係帳簿書類に該当するため、電子帳簿保存法に従って保存する必要があります。令和6（2024）年1月からは、クラウドサービスやメールなどの電子取引で授受した経費精算書類を紙で出力して保存することは認められません。電子保存することが義務付けられます。

国税関係帳簿書類を扱う企業または事業者は、電子帳簿保存法の概要と、経費精算書類を電子データで保存する方法について把握する必要があります。

電子帳簿保存法の概要と保存区分

電子データで保存するためには、電子帳簿保存法で定められた要件を満たす必要があります。経費精算書を電子データで適切に保存するため、はじめに電子帳簿保存法についておさらいします。

電子帳簿保存法とは

税法で保存が義務付けられている、国税関係帳簿書類を電子データで保存するための決まりについて定めた法律です。法律が制定された背景には、帳簿や領収書などの管理にかかる負担やコスト軽減、業務におけるデジタル化の推進があります。

電子帳簿保存法の保存区分

電子帳簿保存法には三つの保存区分があり、それぞれの区分ごとに満たすべき要件があります。

電子帳簿等保存

電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存します。
（例）会計システムや経費精算システムで作成した帳簿や決算関係書類など

スキャナ保存

紙で受領・作成した書類を画像データで保存します。
（例）取引先から郵送で受け取った紙の請求書や領収書などをスキャンして保存する

電子取引

クラウドサービスや電子メールなどを使用して授受した、取引に関する電子データをそのままデータ保存する

＊定められた要件を満たして保存することが義務付けられている
（例）電子的に受領した契約書・見積書・納品書・請求書など

経費精算書を電子データ化して保存する方法

経費精算書を電子化するには、電子データで受領した経費精算書を電子データのまま保存する方法と、紙で受領した経費精算書類をスキャナ保存する方法があります。

電子データのまま保存する方法

クラウドサービスやメールなどの電子取引にて、経費精算書類を受領した場合、電子帳簿保存法で定める真実性と可視性を確保する必要があります。具体的には、それぞれ以下の要件を満たせるよう保存します。

真実性の要件

以下四つのうち一つ以上を満たせばよい

タイムスタンプが付与された後、経費精算書類の授受を行う
経費精算書類の授受後、速やかに（またはその業務の処理にかかる通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付与するとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を明確にしておく
記録事項の訂正・削除を行った場合、これらの履歴が残るシステムまたは記録事項の訂正・削除が行えないシステムで経費精算書類の受領および保存を行う
正当な理由がない訂正・削除の防止に努めるため、事務処理規程を自社で定め、規程に沿った運用を行う

可視性の要件

以下三つの要件を全て満たすこと

保存場所に、電子計算機（パソコンなど）、プログラム、ディスプレイ、プリンターおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に明確な状態で速やかに印刷または表示できるようにしておくこと
電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
ファイル名などでA～Cの検索機能を確保すること
A：取引年月日、取引金額、取引先名の記録項目により検索できること
B：日付または金額の範囲指定により検索できること
C：二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により記録できること

保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく当該電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索項目のうちBとCが不要

保存義務者が小規模事業者で、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は、全ての検索項目が不要

＊小規模事業者とは、電子取引が行われた日の属する年の前々年の1月1日から12月31日までの期間（基準期間）の売上高が1,000万円以下の事業者を指す

出典：「電子帳簿保存法が改正されました」（国税庁・PDF）

スキャナ保存する方法

紙で受領した経費精算書類は、電子帳簿保存法で定められている要件に従いスキャナ保存ができます。

複合機またはスマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像データを電子データとして保存できます。ただし自社開発のソフトウェアを用いてスキャナ保存をしたい場合は、スキャナ機器の要件を満たしているか確認する必要があります。税務署や国税局が確認の窓口を設けているため、あらかじめ相談ができます。

スキャナ保存する場合、国税関係書類は重要書類と一般書類の二つに分類されます。また分類ごとにスキャナ保存の要件が異なるため注意が必要です。

国税関係書類の分類

重要書類	資金や物の流れに直結、連動する重要な書類で、写しも同じ重要度を持ち、重要書類に区分される	取引の開始時と終了時に取引内容を明らかにするための書類	【例】契約書、領収書
重要書類	資金や物の流れに直結、連動する重要な書類で、写しも同じ重要度を持ち、重要書類に区分される	一連の取引の中間過程で作成される書類	【例】預かり証、借用証、預金通帳、小切手、約束手形、有価証券受渡契約書、請求書、納品書
一般書類	資金の流れや物の流れに直結、連動しない書類で、写しも一般書類に含まれる		【例】検収書、入庫報告書、貸物受領書、見積書、注文書、契約の申込書

スキャナ保存するために満たすべき要件

	重要書類	一般書類
入力期間の期限	【業務処理サイクル方式】国税関係書類にかかる記録事項の入力を、その業務の処理にかかる通常の期間（最長2カ月以内）を経過した後、速やか（おおむね7営業日以内）に行うこと【早期入力方式】国税関係書類にかかる記録事項の入力をその受領後、速やか（おおむね7営業日以内）に行うこと	【適時入力方式】適時に入力（注）
一定水準以上の解像度およびカラー画像による読み取り	解像度が200dpi以上であること赤色、緑色および青色の階調がそれぞれ256階調以上（24ビット）であること	解像度が200dpi以上であること白黒階調（グレースケール）での読み取りも認められる（注）
タイムスタンプの付与	入力期間内に、「一般財団法人　日本データ通信協会（JIIMA）」が認定する業務に係るタイムスタンプを一つの入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に付けること * ここで定めるタイムスタンプとは、電磁的記録が変更されていないことについて、保存期間を通じて確認でき、課税期間中の任意の期間を指定し、一括して検証できるものに限る * 入力期間内に対象の国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認できる場合、タイムスタンプは不要
読み取り情報の保存	読み取った際の解像度、階調および当該国税関係書類の大きさに関する情報を保存すること * 国税関係書類の受領者などが読み取る場合で、当該国税関係書類の大きさがA4 以下であるときは、大きさに関する情報の保存は不要	大きさに関する情報の保存は不要（注）
バージョン管理	国税関係書類における記録事項について、訂正または削除を行った場合、これらの履歴が残る電子計算機処理システム、または訂正や削除が行えない電子計算機処理システムを使用すること
入力者等情報の確認	国税関係書類における記録事項の入力を行う者またはその者を直接監督する者を明確にすること
帳簿との相互関連性の確保	国税関係書類における記録事項と当該国税関係書類に関連する国税関係帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を明確にしておくこと
見読可能装置の備え付けなど	（1）14インチ（映像面の最大径が35cm）以上のカラーディスプレイおよびカラープリンターならびに操作説明書を備え付けること（2）電磁的記録について、次のイ～ニの状態で、速やかに出力することができるようにすることイ：整然とした形式ロ：当該国税関係書類と同程度に明瞭ハ：拡大または縮小して出力することが可能ニ：4ポイントの大きさの文字を認識できる	白黒階調(いわゆるグレースケール)による保存の場合、ディスプレイやプリンターはカラー対応である必要はない。（注）
電子計算機処理システムの概要書等の備え付け	電子計算機処理システムの概要を記載した書類、そのシステムの開発に際して作成した書類、操作説明書、電子計算機処理、電磁的記録の備え付けおよび保存に関する事務手続きを明らかにした書類を備え付けること
検索機能の確保	電磁的記録の記録事項について、次の要件による検索ができるようにすること（1）取引年月日その他の日付、取引金額および取引先での検索（2）日付または金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索（3）二つ以上の任意の記録項目を組み合わせての検索 * 税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、（2）および（3）の要件は不要

（注）スキャナ保存を行う国税関係書類にかかる電磁的記録の作成および保存に関する事務の手続きを明らかにした書類（これらの事務の責任者が定められているもの）の備え付けを行う必要がある

出典：「はじめませんか、書類のスキャナ保存！」（国税庁・PDF）

経費精算書を電子データ化するときの注意点

経費精算書類を電子データ化することで、紙で保存するためのコスト削減や経理業務の手間が軽減されるなどのメリットが得られます。積極的に電子データ化を進めたいところですが、電子データ化した経費精算書類の原本の取り扱いに対し注意点があります。

電子データ化した後の経費精算書の原本は一定期間保存する

経費精算書をスキャナ保存した後は、作成した電子データが保存対象になるため、原本を破棄してもよいこととされています。しかし電子データ化した後の原後、すぐに破棄せず一定期間保存しましょう。というのもスキャンしたデータがうまく読み取れていない、文字が切れて読めない場合があるためです。精算が完了するまで原本は保存するなど、自社でルールを決めておくとよいでしょう。

電子データと紙のスキャナ保存の両方が必要になるケースがある

同じ内容の経費精算書類をPDFなどの電子データと用紙の両方で受け取った場合、どちらも保存する必要があります。電子データは電子取引の保存区分に、用紙で受け取った経費精算書類はスキャナ保存の保存区分に該当するためです。

用紙と電子データを両方とも保存するのは手間がかかります。保存期間中はどちらの形式で送付してほしいか、あらかじめ社内へアナウンスし、このような二度手間を防ぎましょう。

経費精算書は電子データのまま保存するかスキャナ保存で対応する

経費精算書類は国税関係書類に該当するため、保存が義務付けられます。さらにクラウドサービスやメールなどの電子取引で授受した経費精算書類は、電子データのまま保存することが義務付けられています。

経費精算書類を電子データのまま保存するには、電子取引で授受した経費精算書類を要件に則って電子データのまま保存する方法と、紙で授受した経費精算書類を要件に則ってスキャナ保存する方法があります。

令和6（2024）年1月からは、電子取引で授受した国税関係帳簿書類を紙で出力しての保存が認められなくなるため、保存要件を把握し自社の保存業務のフローを見直しましょう。