第5回 プロジェクト型ビジネスの収支管理～案件別・部門別にどう見る？

1-1．受注～納品までのフェーズとコスト発生のタイミング

プロジェクト型ビジネスでは、例えば、受注～要件定義～設計・開発～テスト～納品といった一連のフェーズを経て、サービスやプロダクトを完成させます。

このようにプロジェクト期間全体を通じてさまざまなコストがかかるため、「どのフェーズでどの程度のコストが発生するのか」を「見える化」することが重要になります。案件によっては工程の進み方が前後したり、規模が突然拡大したりしますので、想定外のコストが増えやすい点も特徴です。

1-2．人件費、外注費、固定費などの内訳

プロジェクト型ビジネスで押さえておきたいコスト項目は、大きく以下のように分類できます。

2-1．プロジェクトごとの採算を明確化

プロジェクト型ビジネスでは、案件ごとに収支を管理することが収益性アップの第一歩です。企業全体の損益計算書だけで見ると、好調なプロジェクトと赤字のプロジェクトとが混在しているにもかかわらず、総合的には黒字に見えている場合があります。

案件ごとの収支を細かく見られるようにすれば、「どのプロジェクトが利益率を押し上げ、どこが足を引っ張っているのか」を即座に把握できます。問題のあるプロジェクトを早期に発見し、追加リソースを投入したり、クライアントと契約範囲を再交渉したりと、適切な対策を打ちやすくなるのです。

2-2．部門単位での予実管理における経営判断材料

また、案件別だけでなく部門別に予実管理を行うことで、組織構造全体の効率性を測る材料も得られます。例えば、営業部門が想定より多くの案件を獲得している一方で、開発部門が工数オーバーでパンク状態になっているようなケースでは、採用や外注活用を増やす必要があるかもしれません。

部門ごとにどれだけコストを消費し、どれだけ収益を生み出しているかをリアルタイムで把握すれば、経営者や管理者は適材適所でリソースを再配分しやすくなります。

3-1．Excelでの案件シート管理

最もシンプルな方法は、案件ごとにExcelシートを作成し、売上・コスト・工数などを手入力で管理するやり方です。

定期的にシートを更新し、差異分析を行う仕組みがあればある程度は回せますが、規模が大きくなるほど属人的なやり方では限界がくるため、早めにシステム化を検討する企業が増えています。

3-2．プロジェクト管理ツールやSaaSの活用（「LEEAD」など）

昨今は、プロジェクト型ビジネス向けに特化したSaaS（クラウドサービス）が多数登場しています。

プロジェクトの規模が拡大し、Excel管理ではカバーしきれなくなったタイミングで、これらのツールを導入する企業は多いです。ツールによっては、案件別・部門別の損益管理レポートを自動生成してくれるなど、管理業務の手間を大幅に削減できる機能を持っています。

4-1．ビジネスモデルに合わせたKPI（利益率、工数進捗など）

案件別・部門別の収支管理を行うためには、何を基準に「成功」や「問題あり」と判断するかというKPI（重要業績評価指標）が必須です。以下はプロジェクト型ビジネスでよく使われるKPIの例です。

4-2．差異が出たらどのように対処するか

KPIを設定したら、次に大切なのは差異を検知した際の対処フローです。

差異分析で得た情報に基づいて、迅速に意思決定とアクションを取れる体制を作っておくことが、赤字プロジェクトを最小化し、利益率を高めるうえで非常に重要です。

次回予告

次回（第6回）では、こうした予実管理を「継続的な改善サイクル」に乗せるためのPDCAサイクルのポイントを掘り下げます。特に現場レベルでの運用をどのように浸透させるか、リアルタイムデータの活用や組織文化との結びつけ方など、実務的なコツを具体的にご紹介します。ぜひ引き続きお読みいただき、貴社のプロジェクト運営に役立ててください。