第6回 予実管理を回すPDCAサイクルのポイント～改善を継続する仕組み

1-1．Plan（予算策定）→ Do（実行）→ Check（実績・差異分析）→ Act（改善策の実施）

PDCAサイクルとは、業務改善を継続的に進めるための代表的なフレームワークです。これを予実管理の流れと照らし合わせると、以下のように対応づけることができます。

このように、予実管理はPDCAサイクルそのものといっても過言ではありません。予算立案と実績管理とを繰り返しながら、組織力の向上や収益性の改善するのが狙いです。

2-1．開発プロジェクトでのPDCA事例

システム開発プロジェクトを例に考えてみましょう。

2-2．コンサルティングプロジェクトでのPDCA事例

コンサルティング案件でもPDCAの考え方は同様です。

開発・コンサルティングともに、こうしたPDCAサイクルを短いスパンで回すのが理想です。プロジェクト終了後にまとめて振り返るのではなく、途中段階で差異に気付き、対策を打てるようにすることで、赤字リスクを最小限に抑えられます。

3-1．現場への定着度不足

PDCAサイクルの概念を経営層や管理職が理解していても、現場レベルで実践されなければ意味がありません。例えば、Check（実績・差異分析）を実施しても、現場のチームが結果を共有せず、改善策がどこにも反映されないまま放置されるケースがあります。

3-2．リアルタイムのデータがない

Check（実績・差異分析）を適切なタイミングで行うためには、最新の実績データを迅速に集められる仕組みが必要です。Excelでの手動集計や煩雑な報告フローしかない場合、集計作業に時間がかかり、気付いた時には既に手遅れという状況に陥りがちです。

3-3．改善策を組織が受け入れない風土

Act（改善策の実施）で「このように変えた方が良い」と分かっていても、組織全体の文化や方針と合わないために実行できないケースも見られます。トップダウンで意思決定が行われていて、現場の声が届きにくい企業文化もあれば、逆に現場主体で改革を進めようとしてもトップの理解が得られない場合もあります。

4-1．実績データの自動収集 → 分析レポートの自動化

PDCAを効果的に回すためには、できるだけCheck（実績・差異分析）とAct（改善）のスピードを上げることが重要です。そのためには、実績データの収集や分析レポート作成を自動化してしまうのが一番です。

4-2．タスク管理やコラボレーション機能での継続的PDCA

プロジェクト管理ツールやタスク管理ツール（例：Trello、Asana、Jiraなど）には、コメント機能やファイル共有機能が備わっているものが多く、チームでリアルタイムにコミュニケーションを取りながらタスクを進められます。

PDCAをスムーズに回すためには、ツールを導入するだけでなく、情報共有のルールや運用フローを整備することも重要です。「どの指標に注目し、どのタイミングで誰がチェックするか」などをチーム全体で合意しておくと、さらに効率よく回せます。

次回予告

次回（第7回）は、「Excelだけで本当に大丈夫？ Excelとクラウドアプリとのハイブリッド活用術」と題して、Excel管理の限界やクラウドアプリを導入するメリット・デメリット、そして両者を併用する方法について詳しく解説します。

予実管理においてExcelは依然として多くの企業で愛用されていますが、大規模化・複雑化したプロジェクトを扱う現代ビジネスでは、そのままでは不十分になるケースも多いのが現実です。次回はExcelに感じる不便さを解消しながら、ステップアップしていく術を具体的にお伝えします。どうぞお楽しみに。