eValue V 2nd Edition ドキュメント管理

エクスプローラー感覚でドキュメントを階層管理

日ごろ使い慣れたエクスプローラーと同じ感覚で、ドキュメントの種類や部門・プロジェクトごとに分類して管理することができます。属性一覧表示・ビジュアルイメージをパラパラめくりながら確認できるマルチブックビュー表示などドキュメントの種類に応じたビュー表示が可能です。

強力な検索機能で蓄積されたナレッジを顕在化

「属性検索」と「全文検索」を組み合わせた高度な検索が可能です。よく使う検索条件の保存やよく見るフォルダ、ドキュメントを「お気に入り」にブックマーク登録できます。あらかじめ登録した条件に一致する文書が登録や更新された際にはメール通知され、必要な情報を確実にキャッチできます。

新版・旧版を識別して版管理のトラブルを防止

フォルダごとに版管理機能の使用を必須とする設定が行えるため、ファイルの更新履歴を確実に管理することが可能です。旧版参照によるトラブルを防止するため、常に最新版が表示されますが、必要に応じて旧版の内容や更新情報を確認することもできます。

抜け漏れ防止にも有効な有効期限管理

ドキュメントに発効日／失効日を指定することで、公開・取り下げを自動化できます。失効日が近くなったら担当者に通知し、失効前にドキュメントを更新することも可能です。更新手続き忘れなどの業務ミスを防止できます。

きめ細かなアクセス管理とセキュリティ機能で情報漏えい対策

フォルダ、ドキュメントに対し、ユーザーやグループ単位でアクセス権限が設定できます。ログオンユーザーごとに閲覧可能なフォルダや文書のみが表示されるため、安全に情報を公開できます。セキュリティ設定されたフォルダ内の文書は、印刷や持ち出し禁止の制限をかけることができます。

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ワークフローとの連携で文書登録・更新の申請承認も可能

「eValue ワークフロー」と連携し、ドキュメントの申請・承認が行えます。登録されたドキュメントは、最終承認が行われるまで文書公開されません。文書の申請→承認→配布→受領フローを電子化し、煩雑なISO文書管理を効率化することもできます。

複合機との連携で紙文書の電子化をスムーズに実現

大量の紙文書の保管は、その整理やスペースの確保だけでも大変です。「eValue ドキュメント管理」は、複合機と連携し、書類の電子化・ペーパーレス化をスムーズに実現できます。

eValue 複合機連携ソリューション

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外出先からも社内文書にアクセス。業務効率向上を推進

タブレット端末やスマートフォンを利用し、「eValue ドキュメント管理」にいつでもどこからでもアクセスできます。膨大な資料の携行から解放され、業務効率化と働き方改革の推進をご支援します。

電子帳簿保存法に対応

タイムスタンプオプションを利用することで、スキャナ保存した証憑や電子取引データへのタイムスタンプ付与、タイムスタンプの一括検証などが低コストで行えます。証憑のプレビューを確認しながらの属性入力や、AI-OCR読み取りを利用した属性自動セットで文書の登録作業も効率化できます。検索機能や版管理機能と合わせて、証憑の電子化による業務効率化、コスト削減に貢献します。

電子帳簿保存法

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基幹業務システムは予定どおりに稼働。それだけで充分ですか？

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電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、紙での保存が義務である国税関係帳簿や書類を一定の要件のもと、電子化して保存することを認める法律です。近年、法改正が進み電子化保存にさらに取り組みやすくなっています。このページでは特に「請求書や領収書」など取引関係書類の電子化保存についてご紹介します。