ITとビジネスの専門家によるコラム。経営、業種・業界、さまざまな切り口で、現場に生きる情報をお届けします。
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文書管理システム
eValue V 2nd Edition ドキュメント管理
「複合機連携」による紙文書の電子化、高度な「検索機能」でのナレッジ発掘、「セキュリティ機能」による印刷や持ち出しの制御など、ナレッジの体系化と安全な文書共有を実現します。
ご契約の企業様へ
証憑等電子化保存規程のサンプルをご提供
電子帳簿保存法の「国税関係書類のスキャナ保存」と「電子取引データ保存」を実施するにあたり、企業の適正なデータ保存を行うために必要な社内規程のひな型をご提供します。(注1)
必要箇所を自社向けに修正するだけで、事務処理規程を作成することができます。(注2)
- (注1)「eValue」保守サービス 加入企業様・「eValue V Air」契約企業様および利用申込が必要です。
- (注2)サンプルについてのサポートが必要が場合には、別途有償コンサルサービスをご案内させていただきます。
特長
「eValue ドキュメント管理」の特長をご紹介します。
強力な検索機能
属性検索や全文検索などの強力な検索機能で、目的の文書をすばやく入手できます。
万全のセキュリティ
フォルダ・文書単位のアクセス権限設定など、機密度に応じたセキュアな文書管理を実現します。
電子帳簿保存法に対応
取引先から紙で受領する請求書や領収書のスキャナ保存、電子取引データの保管に対応します。
機能紹介
エクスプローラー感覚でドキュメントを階層管理
日ごろ使い慣れたエクスプローラーと同じ感覚で、ドキュメントの種類や部門・プロジェクトごとに分類して管理することができます。属性一覧表示・ビジュアルイメージをパラパラめくりながら確認できるマルチブックビュー表示などドキュメントの種類に応じたビュー表示が可能です。
強力な検索機能で蓄積されたナレッジを顕在化
「属性検索」と「全文検索」を組み合わせた高度な検索が可能です。よく使う検索条件の保存やよく見るフォルダ、ドキュメントを「お気に入り」にブックマーク登録できます。あらかじめ登録した条件に一致する文書が登録や更新された際にはメール通知され、必要な情報を確実にキャッチできます。
新版・旧版を識別して版管理のトラブルを防止
フォルダごとに版管理機能の使用を必須とする設定が行えるため、ファイルの更新履歴を確実に管理することが可能です。旧版参照によるトラブルを防止するため、常に最新版が表示されますが、必要に応じて旧版の内容や更新情報を確認することもできます。
抜け漏れ防止にも有効な有効期限管理
ドキュメントに発効日/失効日を指定することで、公開・取り下げを自動化できます。失効日が近くなったら担当者に通知し、失効前にドキュメントを更新することも可能です。更新手続き忘れなどの業務ミスを防止できます。
きめ細かなアクセス管理とセキュリティ機能で情報漏えい対策
フォルダ、ドキュメントに対し、ユーザーやグループ単位でアクセス権限が設定できます。ログオンユーザーごとに閲覧可能なフォルダや文書のみが表示されるため、安全に情報を公開できます。セキュリティ設定されたフォルダ内の文書は、印刷や持ち出し禁止の制限をかけることができます。
ワークフローとの連携で文書登録・更新の申請承認も可能
「eValue ワークフロー」と連携し、ドキュメントの申請・承認が行えます。登録されたドキュメントは、最終承認が行われるまで文書公開されません。文書の申請→承認→配布→受領フローを電子化し、煩雑なISO文書管理を効率化することもできます。
複合機との連携で紙文書の電子化をスムーズに実現
大量の紙文書の保管は、その整理やスペースの確保だけでも大変です。「eValue ドキュメント管理」は、複合機と連携し、書類の電子化・ペーパーレス化をスムーズに実現できます。
外出先からも社内文書にアクセス。業務効率向上を推進
タブレット端末やスマートフォンを利用し、「eValue ドキュメント管理」にいつでもどこからでもアクセスできます。膨大な資料の携行から解放され、業務効率化と働き方改革の推進をご支援します。
電子帳簿保存法に対応
タイムスタンプオプションを利用することで、スキャナ保存した証憑や電子取引データへのタイムスタンプ付与、タイムスタンプの一括検証などが低コストで行えます。証憑のプレビューを確認しながらの属性入力や、AI-OCR読み取りを利用した属性自動セットで文書の登録作業も効率化できます。検索機能や版管理機能と合わせて、証憑の電子化による業務効率化、コスト削減に貢献します。
「SMILE」シリーズ 共通の特長
「SMILE」シリーズは、基幹業務システムと情報システムの融合でさらに便利に!「SMILE」の特長をご紹介します。
業務効率化を支援する「SMILE」シリーズ共通の特長をご紹介します。
申請承認・文書管理など情報系システムとの連携によるメリットをご紹介します。
「SMILE」で実現できるRPA機能についてご紹介します。
選べる利用環境
サーバーにインストールして利用するオンプレミス版だけでなく、大塚商会のデータセンターからサービス提供するクラウド版もご用意しています。お客様のご要望に合わせた形態でご利用いただけます。
システム概要図
ドキュメント管理 オプション
- Webスキャン
- リコー製のデジタル複合機と連携し、複合機側からの操作でスキャンした紙文書のタイトルなどを属性情報として「ドキュメント管理」上に登録することができます。
- タイムスタンプ
- セイコーソリューションズ株式会社提供のタイムスタンプサービスと連携し、「ドキュメント管理」に登録された証憑類などのPDFファイルにタイムスタンプを付与することができます。
- AI-OCR
- 請求書・領収書に記載された取引先名や日付・金額をAI-OCRで読み取り、属性に自動セットできます。
- CADビューア
- CADアプリケーションがなくても「ドキュメント管理」からCAD図面の参照・検索を行うことができます。
- 構成管理
- 製品構成単位での文書管理や構成情報の作成・編集、部品マスターの管理機能をご提供します。
- 企業内検索(注)
- ドキュメント管理、コミュニケーションの掲示板、ファイルサーバーに保管されるファイルを横断検索し、各システムで設定されたアクセス権に沿った検索結果を表示します。
- 言語拡張
- Webブラウザーでアクセスする利用者機能の、日本語・英語表記の切り替えが可能になります。
- 注:「eValue V Air」ではご利用いただけません。「eValue V Air」ではそのほかにも全文検索など一部利用制限があります。
認定・登録情報
「eValue ドキュメント管理」が、登録・認定を得ている情報をご紹介します。
電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証
「eValue ドキュメント管理」はタイムスタンプオプションを利用することで、国税関係書類を保存するソフトウェアとして法的要件を満たしていると、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)より認証を受けています。
- * 認証番号:004502-00(eValue V 2nd Edition)、004501-00(eValue V Air)
電子取引ソフト法的要件認証
「eValue ドキュメント管理」はタイムスタンプオプションを利用することで、電子取引データの保存を行うソフトウェアとして改正電子帳簿保存法第7条の要件を満たしていると、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)より認証を受けています。
- * 認証番号:606102-00(eValue V 2nd Edition)、606101-00(eValue V Air)
製品詳細情報
導入事例一覧
讀賣テレビ放送株式会社
- 地域・規模
- 関西、101~1,000名
- 業種・業界
- その他サービス
- 事業内容
- 放送法による基幹放送事業、放送番組の企画・制作および販売など
- 導入業務
- 共通業務
株式会社 公清企業
- 地域・規模
- 北海道、101~1,000名
- 業種・業界
- その他サービス
- 事業内容
- 一般・産業廃棄物処理業、清掃事業、廃油処理業、その他の建設事業
- 導入業務
- 販売・購買、人事・給与・就業、共通業務
動画
「eValue ドキュメント管理」の機能や導入事例を動画でご紹介します。
フェア・セミナー
「eValue V 2nd Edition ドキュメント管理」に関連したフェア・セミナーをご紹介します。
オンライン
- 2024年12月13日(金) 14:10~14:40
文書管理・電子契約・ペーパーレス
オンライン
- 2025年 1月16日(木) 14:10~14:40
文書管理・電子契約・ペーパーレス経理・総務・調達業務支援
オンライン
- 2025年 1月21日(火) 13:30~14:10
文書管理・電子契約・ペーパーレス
オンライン
- 2025年 1月22日(水) 10:30~11:15
DX統合パッケージ
「DX統合パッケージ」は従来独立していた基幹系システム(SMILEシリーズ)と情報系システム(eValueシリーズ)とのデータベースを統合することでデータのシームレス化を実現したソリューションパッケージで、企業のDX基盤づくりを支援します。「eValue ドキュメント管理」は「DX統合パッケージ」内の密接なデータ連携と、他社ソフトやサービスとのAPI連携やAI・RPAツールとの連携により、導入企業の業務の最適化を実現、生産性向上に寄与し、新しい事業価値の創出を支援します。
「eValue ドキュメント管理」をお探しの方におすすめの情報
基幹業務システム導入、実は失敗していたかも?|SMILEナビ
新日常が日常に変化していく中、経営者からの要求である変化に対応できる、会社を筋肉質に変える目的(軸)を持ったシステム導入アプローチが必要です。大塚商会では、基幹業務システム導入にあたり多様なアプローチ手法を有しています。
トレンド情報
電子帳簿保存法とは、紙での保存が義務である国税関係帳簿や書類を一定の要件のもと、電子化して保存することを認める法律です。近年、法改正が進み電子化保存にさらに取り組みやすくなっています。このページでは特に「請求書や領収書」など取引関係書類の電子化保存についてご紹介します。